Программный продукт предназначен для предприятий использующих автотранспорт в производственно-хозяйственной деятельности. Позволяет организовать работу диспетчера, механика, расчетчика зарплаты водителей, таксировщика путевых листов и т.д. Реализует процессы планирования и учета работы транспортных средств, их обслуживания и ремонтов, учета затрат.

Конфигурация 1С-Рейтинг: Автотранспортное предприятие представляет собой самостоятельное решение с возможностью интеграции с типовыми решениями. Решение разработано с использованием 1С:Библиотеки стандартных подсистем, ред. 2.4

Назначение:

• Управление парком машин:
  • Опциональное ведение учета машин в разрезе автопарков и автомобильных колонн;
  • Закрепление водителей за транспортными средствами;
  • Учет и контроль актуальности разрешительной документации транспортных средств;
• Планирование работ и диспетчеризация:
  • Учет заказов на выполнение транспортных работ, заказов на внутреннее перемещение машин между парками;
  • Формирование разнарядок на работу транспорта;
  • Автоматическое формирование путевых листов по данным разнарядок;
  • Рабочее место диспетчера;
  •   Учет доступности транспортных средств (учет сходов с линии на ремонт, занятости на выполнении работ);
  • Ведение перечня регулярных транспортных маршрутов;
• Учет выполненных работ и документация:
  • Учет путевых листов и их состояния (с момента выписки до сдачи и окончательного расчета);
  • Возможность ввода ТТН;
  • Учет выполнения работ в разрезе видов транспортных услуг;
• Управление ремонтами и обслуживание (планирование и учет):
  • Планирование требуемых ремонтов и ТО (периодических и зависящих от выработки);
  •   Учет сроков фактического проведения ремонтов и ТО;
  • Ведение дефектных ведомостей и заявок на ремонт машины;
  • Учет расхода материалов на ремонт машины, заявки на материалы;
  • Ведение ремонтных листов с возможностью учета выполненных ремонтов и видов обслуживания, учета рабочего времени ремонтников;
  • Учет установленных комплектующих (шин и аккумуляторов) и их выработки
• Учет ГСМ:
  • Учет выдачи ГСМ путевыми листами и заправочными ведомостями;
  • Заправка ГСМ со склада;
  • Заправка ГСМ по талонам (учет выданных талонов, гашение по мере заправки, контроль непогашенных талонов на руках у водителей);
  • Заправка ГСМ по смарт-картам (литровым и денежным, учет движения смарт-карт, заявки на пополнение и учет фактической заправки);
  • Заправка ГСМ за наличные (планирование и выдача денежных средств в подотчет, учет фактической заправки);
  • Настройка формул нормативного расхода ГСМ для списания (как топлива, так и прочих ГСМ), учет пережога топлива;
  • Возможность ограничения возможных к заправке марок топлива по машинам или маркам;
  • Использование одновременно нескольких видов топлива (например, для газобензинового оборудования);
  • Настройка и применение поправочных коэффициентов к расходу топлива;
• Оперативный складской учет:
  • Возможность ведения оперативного складского учета на складах ГСМ, запчастей и комплектующих;
  • Учет бывших в употреблении комплектующих (шин и аккумуляторов), возвращенных на склад;
• Расчет заработной платы механизаторов и ремонтников:
  • Расчет зарплаты водителей на основании путевых листов, в зависимости от часовых тарифных ставок, тарифов за управление транспортным средством, повременно (в разрезе видов времени);
  • Расчет зарплаты рабочих, занятых в ремонте транспорта, по данным ремонтных листов;
• Тарификация и расчеты с заказчиками;
• Управление затратами на выполнение работ, содержание и обслуживание:
  • Возможность ведения управленческого учета затрат;
  • Учет затрат на ГСМ на основании путевых листов и заправочных ведомостей. Возможность установки норм расхода, настройки формул расчета ГСМ;
  • Расчет себестоимости выполненных работ в разрезе транспортных средств, колонн и парков;
  • Учет стоимости обслуживания и владения транспортным средством в разрезе единиц техники, на основании затрат на материалы, ремонты, ГСМ, заработную плату и т.д.;
• Возможность встраивания в конфигурации  1С:Бухгалтерия для Казахстана 3.0, 1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана. 

При оформлении в учетной системе путевых листов, заполняются как общие для большинства путевых листов сведения (транспортное средство, водители, показания спидометра, пробег, прицепы, сопровождающие лица, сведения о маршруте движения и задании водителю), так и сведения, которые используются в целях разного рода вычислений, например для расчета нормы расхода ГСМ, расчета заработной платы водителей, износа шин и аккумуляторов и т.д.

Состав заполняемых сведений зависит от требований к функционалу.

У документа доступны следующие печатные формы:

• Путевой лист легкового автомобиля № АТ-3.
• Путевой лист грузового автомобиля № 4П.
• Путевой лист грузового автомобиля № 4С.

Кроме встроенных в конфигурацию, в комплект поставки входят следующие печатные формы:

• УЗТ: Путевой лист автомобильного (стрелового, самоходного) крана.
• УЗТ: Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма). Форма рассчитана на печать на листах как формата А4 так и А5.

Печатные формы двусторонние, поэтому рекомендуется при больших объемах печати использовать принтер, поддерживающий автоматическую двустороннюю печать (режим «Duplex printing»).

Список путевых листов, зарегистрированных в учетной системе, можно вывести на печать с помощью отчета «Журнал учета путевых листов».

Учет выданных ГСМ ведется по маркам ГСМ, транспортным средствам и способам выдачи. Сведения о количестве выданных ГСМ регистрируются в документе «Заправочная ведомость» или непосредственно в документе «Путевой лист».

Слив ГСМ оформляется документом «Слив ГСМ с транспортного средства».

На основании сведений об объеме выполненных работ (таких как пробег, отработанное время, количество технологических операций и т.д.), норм расхода и различных коэффициентов, учитывающих специфику эксплуатации транспортных средств (например, сезонные изменения расхода), в документе «Путевой лист» выполняется расчет нормы расхода по произвольным формулам. Для расчета могут использоваться как предопределенные формулы расчета, так и формулы, добавленные пользователем.

На основании рассчитанной нормы расхода выполняется списание ГСМ документом «Списание ГСМ» или непосредственно в документе «Путевой лист».

Для инвентаризации фактического наличия ГСМ в баках транспортных средств используется документ «Акт замера ГСМ в баках».

Специализированная отчетность позволяет проанализировать движение и остатки ГСМ в баках транспортных средств.

Сведения о выдаче, сливе и списании ГСМ отражаются в бухгалтерском учете.

Выдача ГСМ

Сведения о количестве выданных ГСМ отражаются в документе «Заправочная ведомость» или на закладке «Движение ГСМ» в табличной части «Выдача ГСМ» документа «Путевой лист».

Оформление выдачи ГСМ в путевом листе

Данные о количестве выданных ГСМ заполняются в табличной части «Выдача ГСМ» на закладке «Движение ГСМ».

Для автоматизированного ввода пакета документов на основании путевых листов предназначена обработка «Отражение в учете выдачи ГСМ», с помощью которой можно сформировать документы «Перемещение ТМЗ».

При нажатии на кнопку «Далее» открывается окно с табличной частью «Перемещение ГСМ», в которой можно посмотреть и отредактировать значения реквизитов формируемых документов.

При нажатии на кнопку «Сформировать документы» открывается окно с табличной частью, в которой содержится список сформированных документов. Помеченные документы можно провести или снять с проведения.

Оформление выдачи ГСМ в заправочной ведомости

Документ «Заправочная ведомость», предназначен для отражения в оперативном учете выдачи ГСМ для списка транспортных средств.

Документ имеет печатную форму «Заправочная ведомость».

Слив ГСМ с транспортного средства

Операция возврата ГСМ из баков транспортного средства на склад отражается документом «Слив ГСМ с транспортного средства».

Отражение операций выдачи ГСМ в бухгалтерском учете выполняется документом «Перемещение ТМЗ» основной конфигурации. Автоматическое заполнение документов «Перемещение ТМЗ» производится по данным табличной части «ГСМ».

Расчет нормы расхода ГСМ

Расчет нормы расхода ГСМ выполняется в документе «Путевой лист» с использованием произвольных формул расчета, определяемых пользователем в соответствии с учетной политикой предприятия. Норма расхода и количество ГСМ к списанию указывается в табличной части «Расход ГСМ».

По нажатию на кнопку «Расчет» открывается форма расчета:

Расчет нормы выполняется по формулам. Формула расчета представляет собой текстовую запись, сформированную в соответствии с математическими правилами.

Значения показателей расчета, могут быть сезонными, для этого в справочнике «Сезоны» можно задать наименования сезонов, в период которых значения показателей расчета различаются и задать периоды действия сезонов.

При первом запуске автоматически создаются сезоны «Зима» и «Лето» и задается период действия сезонов по умолчанию.

Заданные периоды действия сезонов будут использоваться для всех последующих лет, до тех пор пока не будут заданы новые значения.

Списание ГСМ

Для списания ГСМ предназначены документы «Путевой лист» и «Списание ГСМ».

Оформление списания ГСМ документом «Путевой лист»

Количество ГСМ, которое будет списано при проведении документа «Путевой лист», определяется значением реквизита «Количество к списанию» табличной части «Расход ГСМ» для соответствующей марки ГСМ.

Документ «Путевой лист» выполняет только регистрацию расхода ГСМ в баках транспортного средства (сведения по расходу можно вывести в отчетах «Акт на списание ГСМ», «Ведомость движения ГСМ» и «Ведомость движения ГСМ по водителям»). Для отражения списания ГСМ в бухгалтерском учете, используется обработка «Отражение списание ГСМ в учете» которая формирует на основании путевых листов документы «Списание ТМЗ».

При нажатии на кнопку «Далее» открывается окно с табличной частью «Аналитика списания», где можно отредактировать счета и аналитику затрат, которые будут заполнены в соответствующих реквизитах создаваемых документов.

При нажатии на кнопку «Сформировать документы» открывается окно с табличной частью, в которой содержится список сформированных документов.

Заполнение счетов и аналитики затрат, при вводе на основании документа «Списание ТМЗ», производится по значениям, заданным в регистре сведений «Счета учета затрат на транспортные средства».

Если в составе аналитики счета учета затрат присутствует субконто «Подразделение» и его значение не указано в регистре сведений «Счета учета затрат на транспортные средства», то заполнение будет выполнено по подразделению, в котором числится транспортное средство.

Если в настройках параметров учета включен учет затрат по участкам работ, то значения субконто «Подразделение» будет заполняться по значению реквизита «Подразделение организации» справочника «Участки работ». Таким образом, доступна возможность распределять затраты по подразделениям, соответствующим участкам работ или заказчикам.

Оформление списания ГСМ документом «Списание ГСМ»

В некоторых случаях может быть необходимо выполнить списание ГСМ без выписки путевых листов, тогда, можно воспользоваться документом «Списание ГСМ».

Замер остатков ГСМ в баках

Для отражения в учетной системе результатов замера остатков ГСМ в баках транспортных средств, предназначен документ «Акт замера ГСМ в баках».

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете выполняется документом «Списание ТМЗ» (в случае недостачи) или «Оприходование ТМЗ» (в случае излишка) основной конфигурации. Автоматическое заполнение документов при вводе на основании, производится по данным табличной части «ГСМ».

Отчетность

Для анализа движения ГСМ и количества остатков ГСМ в баках транспортных средств, предусмотрен ряд специализированных отчетов, например отчет «Акт на списание ГСМ» предназначен для вывода сведений об остатках и движении ГСМ в баках транспортных средств, с расшифровкой значений параметров, используемых при расчете нормы расхода.

В конфигурации предусмотрена возможность вести учет результатов работы транспортных средств и водителей по произвольным параметрам (например, пробег, отработанное время, количество поездок и т.д.). Эта информация может быть использована для расчета стоимости оказанных услуг при выставлении счета заказчику, для расчета заработной платы водителей, для начисления выработки основному средству с производственным способом расчета амортизации и т.д.

Ввод данных

Ввод данных о выполненных работах выполняется в документе «Путевой лист» в табличной части «Задание водителю» и на закладке «Выработка».

В табличной части «Задание водителю» данные о результатах работы вводятся в колонках «Время работы», «Время в простое», «Количество ездок», «Расстояние», «Масса груза» и «Масса груза полная». Данные вводятся в разрезе участков работ и\или заказчиков.

Введенные значения результатов работы используются для следующих целей:

• Вывод в отчете «Отчет по выполненным работам»;
• Для автоматического заполнения выработки транспортных средств и водителей на закладке «Выработка» путевого листа;
• Для автоматического заполнения показателей расчета при выполнении расчета расхода ГСМ на закладке «Движение ГСМ» путевого листа.

На закладке «Выработка» информация о результатах работ вводится для транспортных средств и водителей по параметрам выработки.

Параметры выработки это определяемые пользователем виды результатов работы. Это может быть пробег, грузооборот (т*км), отработанное водителем время и т.д. Особенность параметров выработки в том, что их состав определяется пользователем в справочнике «Параметры выработки» и ввод выработки осуществляется в целом по транспортному средству или водителю, без детализации по заказчикам или участкам работ. В определенных случаях может быть необходимым заполнять и табличную часть «Задание водителю» и выработку, в каких-то случаях достаточно будет вводить только выработку или вовсе не будет нужды в учете результатов работ. Все зависит от потребностей конкретного предприятия.

Список доступных параметров выработки задается пользователем. Для транспортных средств параметрами выработки могут быть например пробег, отработанные моточасы и т.д. Для водителей параметрами выработки могут быть например основное отработанное время, время в наряде, ночные часы и т.д.

Отчетность

В конфигурации предусмотрен ряд специализированных отчетов, предназначенных для анализа результатов работы транспортных средств и водителей.

Отчет «Отчет по выполненным работам» предназначен для получения информация о выполненных работах в разрезе транспортных средств, заказчиков и участков работ.

В отчете «Выработка водителей» отражается информация о выработке водителей за отчетный период, учтенной в документе «Путевой лист» на закладке «Выработка». Сведения о количестве выработки группируются по транспортным средствам, водителям и параметрам выработки.

Отчет «Табель учета рабочего времени (транспорт)» предназначен для вывода информации о зарегистрированном в путевых и ремонтных листах рабочем времени водителей. Данные в отчете представлены в разрезе водителей и транспортных средств (колонка «Гос. Номер»).

Выработка ОС

Предусмотрена возможность автоматического заполнения документа «Выработка ОС» основной конфигурации по сведениям о выработке транспортных средств. Для этого, необходимо в меню «Заполнить» командной панели документа «Выработка ОС» выбрать пункт «УЗТ: Заполнение выработки ОС по путевым листам».

При выборе данного пункта меню появляется окно ввода организации и периода, за который будут получены данные о выработке транспортных средств.

Учет шин и аккумуляторов, устанавливаемых на транспортные средства, ведется по серийным номерам. Для отражения в учете операций монтажа/демонтажа комплектующих используется документ «Ремонтный лист транспортного средства», где можно указать сведения о месте установки комплектующего, выработке на момент монтажа/демонтажа и техническом состоянии.

Для регистрации износа шин и аккумуляторов используется механизм регистрации выработки транспортных средств документом «Путевой лист». Т.е. выработка транспортного средства автоматически может быть отнесена к комплектующим, установленным на данное транспортное средство. 

Для получения сведений о наличии комплектующих, установленных на транспортные средства и степени их износа, предназначен отчет «Остатки комплектующих на транспортных средствах».

Отчеты «Карточка учета автопокрышки» и «Карточка учета аккумулятора» используются для отражения истории эксплуатации комплектующего: когда и на какие транспортные средства устанавливалось комплектующее, выработка с начала эксплуатации и за период работы на транспортном средстве и т.д.

Подсистема расчета зарплаты водителей дополняет имеющиеся механизмы типовых конфигураций новыми возможностями. Прежде всего, подсистема предназначена расчета заработной платы водителей с учетом тарифов, устанавливаемых для транспортных средств. Рассмотрим задачу на такой ситуации: Предприятие начисляет заработную плату водителям по тарифам, которые зависят от того, на каком транспортном средстве работает водитель и при этом, перемещение водителя с одного транспортного средства на другое может выполняться несколько раз в месяц, а то и каждый день. При смене транспортных средств тариф водителя меняется, и расчет начислений необходимо выполнять с учетом изменения тарифов. В типовом механизме расчета заработной платы (в конфигурациях «Бухгалтерия для Казахстана» релиз 2.0.7.9 и «Управление производственным предприятием для Казахстана» релиз 1.0.22.14) изменение тарифа можно осуществить кадровыми приказами на перемещение или изменение тарифа. Но поскольку такие перемещения могут происходить довольно часто, становится трудоемкой выписка кадровых документов.

Автоматизация расчета начислений по тарифам, зависящим от транспортного средства, в подсистеме расчета зарплаты водителей достигается следующим образом: рабочее время водителей (выработка) регистрируется в путевых и ремонтных листах, и поскольку путевой или ремонтный лист выписывается на конкретное транспортное средство, информация о выработке регистрируется в разрезе транспортных средств. Документом Расчет зарплаты водителей выполняется расчет начислений в разрезе транспортных средств, при этом рабочее время для расчета определяется по выработке водителей, зарегистрированной в путевых листах. Тарифы для расчета могут быть заданы как для водителя в подсистеме кадрового учета, например, документом Прием на работу в организацию, так и для транспортного средства в табличной части «Тарифы для расчета зарплаты» в сведениях о транспортном средстве.

Расчет зарплаты водителей можно представить в виде следующей блок-схемы:

Расчет выполняется по формулам, которые могут быть отредактированы произвольным образом. Вычисление выполняется по математическим правилам. Формула может содержать произвольное количество показателей, при этом в качестве показателей, входящих в формулу, могут использоваться тарифы кадрового учета, тарифы транспортных средств, выработка и др.

Расчет начислений производится в документе «Расчет зарплаты водителей».

Табличную часть документа можно заполнить автоматически (кнопка "Автозаполнение") либо вручную. Автоматически документ заполняется работниками всей организации или указанного подразделения организации, также может быть установлен отбор по участку работ, если в путевых листах ведется по ним учет.

Если ведется учет затрат по участкам работ (признак ведения учета по участкам указывается в настройках параметров учета), то для каждого участка работ, на котором работал водитель, будет создана отдельная строка расчета. Если у участка работ задано подразделение, и в регистре «Счета учета затрат на транспортные средства» указан счет и прочая аналитика затрат, то автоматически будет заполнен реквизит "Отражение в бухучете", если подходящего способа отражения в бух. учете найти не удается, то автоматически создается новый при наличии у пользователя соответствующих прав. Это позволяет отнести затраты на заработную плату на те подразделения, которым установлен в соответствие участок работ.

Для отражения рассчитанных начислений в подсистеме расчета зарплаты основной конфигурации, формируется документ «Начисление зарплаты работникам организации», который можно автоматически ввести и заполнить с помощью кнопки "Оформить документы".

• Расчет заработной платы водителей по тарифам, установленным для транспортных средств в конфигурации «1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы»

• 1С-Рейтинг: Бухгалтерия АТП. Обзор возможностей

• 1С:Бухгалтерия для Казахстана