Установка зависимостей оборотов по статьям

Согласно приведенному в предыдущей статье бюджетному регламенту бюджет доходов и расходов должен формироваться в последнюю очередь, так как в данном бюджете присутствуют статьи бюджета, которые зависят от статей бюджетов верхнего уровня.

Под зависимостью подразумевается необходимость автоматически формировать обороты по зависимым статьям при регистрации оборотов по влияющим статьям оборотов.

Если для какой-либо статьи указаны зависимые обороты по статьям, то в момент формировании оборотов по этой статье зависимые обороты могут быть сформированы автоматически с соответствующим отражением их и в регистре бюджетирования и на плане счетов бюджетирования. В свою очередь, у этих статей оборотов могут быть зависимые статьи и так далее. Получается иерархия зависимых и влияющих статей оборотов. Например, статья оборотов «Доходы предприятия» бюджета доходов и расходов напрямую зависит от статей оборотов «Реализация услуг» и «Реализация товаров» бюджета продаж, а статья «Расходы предприятия» зависит от статей бюджета административных затрат. Для автоматического расчета оборотов по таким зависимым статьям бюджетов в прикладном решении «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана» предусмотрен специальный механизм установки зависимостей оборотов. Зависимости оборотов по статьям устанавливаются перед формированием бюджетов при помощи специального документа «Установка зависимостей оборотов по статьям» (меню «Бюджетирование» - «Бюджеты» - «Зависимости» - «Установка зависимостей по статьям бюджетов»).

Итак, зададим зависимости для статей оборотов следующим образом:

• значения аналитики по номенклатуре, контрагенту, проекту, ЦФО (если их значения известны заранее и отличаются от аналитики влияющей статьи), если значения аналитики не указаны явно, то они устанавливаются из аналитики влияющей статьи

• профиль изменения по периодам – это временной сдвиг оборотов (результатов расчета) на определенный интервал времени от исходных оборотов, причем, с разбивкой на несколько значений (например, оплата по реализации поступает в течение последующих трех месяцев от момента реализации в пропорции 50-30-20). Также бывает необходимо сформировать несколько одинаковых оборотов по бюджетам, сумма которых будет некоторой функцией от распределяемого по периодам значения и количества периодов смещения;

• если для зависимой статьи ведется учет по сумме, то указывается источник получения суммы (количество или сумма влияющей статьи)

• если для зависимой статьи ведется учет по количеству, то указывается источник получения количества (количество или сумма влияющей статьи)

• для суммы и количества обязательно следует указать коэффициенты, на которые будут умножены соответствующие обороты из влияющей статьи

Следует отметить, что все суммовые плановые показатели (обороты) для зависимых статей формируются в валюте влияющей статьи.

Для зависимой статьи оборотов «Доходы предприятия» укажем реквизит для суммы – «Сумма» и коэффициент для суммы равный «1». После этого для документа установим состояние в значение «Утвержден» и проведем документ.

Аналогичным образом установим зависимости для всех статей оборотов.

Формирование бюджета

После того, как определены все зависимости статей оборотов можно приступать к формированию бюджетов. Формирование бюджета в прикладном решении «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана» осуществляется при помощи документа «Бюджет». В данном документе фиксируется планируемое движение средств предприятия по всем статьям определенного бюджета за период, продолжительность которого определяется периодичностью и горизонтом планирования сценария, выбранного для бюджета.

Сценарий представляет собой возможный вариант развития событий, используемый при планировании. Все бюджеты формируются в разрезе сценариев. Сценарии предназначены для:

• параллельного формирования бюджетов различного охвата срока действия;

• параллельного формирования бюджетов с различными вариантами развития событий;

• сценарного анализа данных бюджетирования.

Для каждого сценария настраивается структура бюджетного периода и горизонт планирования, а также детализация планирования по сценарию. Допустим, на предприятии бюджеты формируются ежеквартально в разрезе месяцев (помесячно). В таком случае горизонтом планирования будет являться квартал, а периодичностью – месяц. Создадим новый сценарий планирования для наших бюджетов. Для этого необходимо создать новый элемент справочника «Сценарии планирования» (меню «Бюджетирование» – «Баланс» – «Сценарии планирования»).

Назовем этот сценарий «Квартальный ежемесячный», укажем горизонт планирования – три месяца и, соответственно, периодичность – месяц. Кроме этого, укажем детализацию планирования по номенклатуре и валюту планирования – тенге. При детализации планирования по номенклатуре обороты по статье бюджета будут вестись с точностью до элементов справочника «Номенклатура» или справочника «Номенклатурные группы». Далее зададим точки планирования.

Для этого установим признак «Использовать точки планирования» и на закладке «Точки планирования» настроим следующие интервалы:

Данный механизм используется в том случае, когда необходимо ограничить выбираемые пользователем периоды планирования в документе «Бюджет» заранее известным списком. Например, если по сценарию планирование ведется на квартал помесячно и необходимо запретить пользователю указать в качестве бюджетного периода «февраль-апрель», и оставить возможность выбирать только периоды, соответствующие кварталам года. В таком случае в перечень будет записан список точек планирования, например «январь-март», «апрель-июнь» и так далее.

В соответствии с бюджетным регламентом в первую очередь должен быть сформирован бюджет продаж, затем бюджет административных затрат и только после этого – бюджет доходов и расходов.

По бюджету продаж необходимо зарегистрировать следующие обороты по статьям:

Для этого создадим новый документ «Бюджет» (меню «Бюджетирование» - «Бюджеты» - «Бюджет»).

Для документа доступны три вида операции:

• Бюджет- непосредственно формируемый бюджет;

• Заявка - намерение включить в определенный бюджет необходимые показатели. Используется для планирования бюджета «снизу-вверх», когда, например, подразделения формируют ряд заявок на плановые данные, а затем менеджер на их основании формирует итоговый бюджет;

• Корректировка– корректировка сформированного бюджета. При корректировке отображается полная картина бюджета на момент корректировки и пользователь может непосредственно редактировать представленные цифры, чтобы получить тот результат, который ему необходимо.

Нам необходимо выбрать вид операции «Бюджет».

В документе на закладке «Основная» в обязательном порядке указываются следующие основные параметры:

• сценарий планирования;

• период планирования;

• бюджет, статьи которого планируются.

Также может быть указано подразделение, бюджет которого формируется.

В нашем случае в качестве формируемого бюджета укажем «Бюджет продаж», а в реквизите «Сценарий планирования» укажем созданный нами ранее сценарий «Квартальный ежемесячный», периодом планирования будет второй квартал 2013 года.

Бюджет формируется для всего предприятия в целом, поэтому такие дополнительные параметры как подразделение и проект указывать не нужно.

Далее, на закладке «Бюджет» укажем обороты по статьям бюджета в разрезе периодов планирования в соответствии с вышеприведенной таблицей.

Перечень статей бюджета будет заполнен автоматически в соответствии с заданной на закладке «Основные» в реквизите «Формируемый бюджет» структурой бюджета. Количество периодов планирования будет соответствовать горизонту планирования заданному для сценария планирования.

При заполнении редактируемые ячейки табличной части окрашены в зеленый цвет, а те ячейки, которые редактированию не подлежат – в желтый цвет.

В табличной части «Зависимые обороты» при помощи меню «Заполнить» заполняются обороты по зависимым статьям в соответствии с установленными документом «Установка зависимостей оборотов по статьям» зависимостями. В данном случае от статей бюджета продаж зависит статья бюджета доходов и расходов «Доходы предприятия».

После того, как заполнены все обороты по статьям необходимо в табличной части «Бюджет» для каждой статьи установить состояние «Утвержден». Это можно сделать при помощи кнопки «Установить состояние статей», по нажатию которой выбранный статус будет установлен для всех статей текущего бюджета. В данном случае, в рамках рассмотрения документа «Бюджет», реквизит «Состояние» мы установили вручную, но при использовании подсистемы согласования и утверждения документов реквизит «Состояние» в документах по бюджетированию будет заполняться автоматически. Более подробно о механизмах данной подсистемы можно узнать из статей «Быстрая настройка маршрута согласования документов в прикладном решении «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана» и «Прохождение документа по маршруту согласования в конфигурации «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана».

После этого необходимо провести документ – бюджет готов.

Аналогичным образом создадим бюджет административных затрат в соответствии со следующей таблицей:

Здесь следует обратить внимание на то, что для статей бюджета административных затрат ведется суммовой учет, поэтому обороты заполняются только в суммовом выражении.

При заполнении табличной части «Зависимые обороты» автоматически будут заполнены обороты по зависимым статьям в соответствии с ранее установленными зависимостями и указанными в текущем документе оборотами по влияющим статьям бюджета.

После этого обороты по статьям бюджета необходимо утвердить, как это было сделано с предыдущим бюджетом, и провести документ.

Заполнение табличных частей «Зависимые обороты» в документах «Бюджет» необходимо для автоматического заполнения оборотов по зависимым статьям результирующих бюджетов. В нашем случае это бюджет доходов и расходов.

Создадим еще один документ «Бюджет», в качестве формируемого бюджета укажем бюджет доходов и расходов.

Перейдя на закладку «Бюджет» мы увидим, что обороты по статьям бюджета заполнились автоматически.

Строки наследуемых оборотов, которые сформированы в бюджетах с более высоким приоритетом в рамках регламента, но которые отображаются для информации и в текущем бюджете, (в нашем случае это статья «Расходы на рекламу» бюджета административных затрат) выделены розовым цветом и редактированию не подлежат.

Строки зависимых оборотов, которые включают обороты, автоматически сформированные в текущем документе, выделены фиолетовым цветом и тоже редактированию не подлежат.

Следует обратить внимание на то, как рассчитывается итоговая строка по группе «Доходы» (прибыль\убыток) – здесь определяющим параметром для расчета является знак, установленный для каждой подчиненной ей группы статей.

То есть, итоговая строка равна сумме оборотов по группе статей «Доходы» и «Расходы» с учетом знаков, следовательно, так как для группы статей расходов задан знак «минус», то по арифметическим правилам итог будет равен «Доходы» - «Расходы».

Корректировка бюджета

Для того, чтобы внести корректировки в бюджет и при этом сохранить изначальный вариант сформированного и утвержденного бюджета, необходимо ввести новый документ, но уже с видом операции «Корректировка». Заполнение табличных частей документа происходит аналогично формированию бюджета. При этом, обороты по статьям заполняются автоматически актуальными на текущий период данными сформированного бюджета. Те ячейки, значение которых было скорректировано, выделяются красным цветом.

Следует обратить внимание на то, что после проведения корректировки бюджета первоначальный документ «Бюджет» становится недоступным для редактирования и при его открытии пользователю будет выдано соответствующее сообщение.

Кроме того, если были внесены корректировки по статьям, от которых зависят другие статьи, то вносить корректировку и в бюджет, содержащий зависимые статьи оборотов, необязательно, так как при формировании отчета по данному бюджету обороты по его статьям будут пересчитаны автоматически.

Информацию по сформированным бюджетам с учетом их версионности можно получить при помощи отчета «Отчет по бюджету».