Документ «Авансовый отчет» оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче ему денежных средств в подотчет документом «Расходный кассовый ордер».

Документ «Авансовый отчет» имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках.

Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отображается на закладке «Авансы», которая может содержать данные из документов «Расходный кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее» с соответствующим видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику»/«Перечисление денежных средств подотчетнику».

Данные о расходе денежных средств подотчетным лицом заполняются в документе «Авансовый отчет» на соответствующих закладках табличной части.

Закладка «ТМЗ»

Данная закладка используется в том случае, если необходимо оформить оприходование товаро-материальных запасов напрямую от подотчетного лица. В «шапке» табличной части документа указывается склад, на который будут оприходованы поступившие товаро-материальные запасы. При использовании данной схемы оприходования ТМЗ следует обратить внимание на тот факт, что проводка по оприходованию ТМЗ будет сформирована без учета счета расчетов с контрагентами.

Закладка «Оплата»

Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются на закладке «Оплата».
При проведении документа «Авансовый отчет» формируются проводки по взаиморасчетам с поставщиками.

В документе «Авансовый отчет» на закладке «Оплата» есть возможность подбора задолженности по документам (кнопка «Подбор»). При нажатии на кнопку «Подбор» открывается обработка «Универсальный журнал документов», в которой содержится перечень документов поступления. При выборе документа поступления, реквизиты табличной части «Оплата» будет заполнены данными из выбранного документа.

Закладка «Выплата заработной платы».

При оформлении выплаты заработной платы работникам организации через подотчетное лицо заполняется закладка «Выплата заработной платы». В табличной части данной закладки указывается платежная ведомость, на основании которой осуществляется выплата заработной платы, и общая сумма, подлежащая выплате. В данном случае при проведении будут сформированы не только проводки по бухгалтерскому и налоговому учету, но и будут выполнены движения в регистры накопления по учету заработной платы.

Закладка «Оплата по исполнительным листам»

Данная закладка заполняется в том случае, если оплата по исполнительным листам осуществляется подотчетным лицом через почту. В табличной части необходимо указать документ «ИЛ перечисление получателям», который содержит список получателей по исполнительным листам с указанием сумм. При проведении документа кроме проводок по бухгалтерскому и налоговому учету, будут выполнены движения в регистр учета расчетов с получателями по исполнительным листам.

Закладки «Перечисление ОПВ» и «Перечисление СО»

На данных закладках отражается факт оплаты ОПВ и СО за наличный расчет подотчетным лицом. В табличной части закладок «перечисление ОПВ» и «Перечисление СО» требуется указать документы «ОПВ перечисление в фонды» и «СО перечисление в фонды» соответственно, которые содержат список сотрудников с указанием сумм, подлежащих перечислению. При проведении документа с заполненными закладками «Перечисление ОПВ» и/или «Перечисление СО» будут сформированы движения по счетам бухгалтерского и налогового учета, а также движения в регистры накопления по учету соответствующих видов взносов и отчислений. Необходимо обратить внимание, что возможность оформления перечисления ОПВ и СО через документ «Авансовый отчет» в конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана» добавлена в релизе 2.0.4.9.

Закладка «Прочие»

На закладке «Прочие» отражаются все прочие расходы подотчетного лица, которые невозможно отразить с помощью специальных закладок документа «Авансовый отчет». К таким расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, оплату подотчетным лицом налогов и т.д. В табличной части закладки «Прочее» присутствует ряд реквизитов, которые являются обязательными для заполнения, это такие реквизиты, как «Вид задолженности», «Поставщик», «Счет затрат (БУ)». Остальные реквизиты заполняются по мере необходимости.

В том случае, если по операциям, которые оформляются документом «Авансовый отчет», отсутствует необходимость отражения оборота по НДС, тогда по кнопке «Цены и валюта» необходимо снять признак «Учитывать НДС». При этом в табличных частях документа реквизиты по учету НДС станут недоступны.

Также в документе «Авансовый отчет» на закладках «ТМЗ» и «Прочие» присутствует возможность автоматического создания документа «Счет-фактура полученный». Для того, чтобы при проведении документа «Авансовый отчет» автоматически создался и провелся документ «Счет-фактура полученный», необходимо установить признак в поле «Предъявлен СФ» и заполнить реквизиты «Номер СФ» и «Дата СФ». Созданный автоматически документ «Счет-фактура полученный» отразится в соответствующем поле «Счет-фактура».

Для того, чтобы получить печатную форму документа необходимо нажать кнопку «Печать».