Цели проекта

• сокращение сроков формирования бюджетов и отчётности;
• сокращение ручного труда при подготовке бюджетов путём автоматизации и унификации процесса бюджетирования;
• повышение качества планирования, улучшение качества информации, предоставляемой руководству;
• обеспечение сопоставимости плановых и фактических данных через использование единой нормативно-справочной информации и единых методик расчёта;
• оперативный доступ к актуальным данным.

Задачи проекта

• формализация и унификация бюджетных процессов и правил заполнения отчётности группы компаний;
• максимальная автоматизация всех бюджетных процессов (формирования бюджета ремонтов, доходов, расходов, закупок, поступления и выбытия денежных средств), включая автозаполнение необходимых значений/параметров (цен, норм, коэффициентов, ставок и т. п.), используемых для расчёта бюджетных данных и автозаполнение необходимой аналитики;
• использование исторических данных для формирования бюджетов.

Транспортная группа «ТрансКом» на постоянной основе предоставляют отчетность для руководства Евразийской группы ERG в следующих форматах:

• бюджет годовой;
• 3-х месячный скользящий бюджет;
• ожидаемый факт;
• прогноз за 3, 6 и 9 месяцев;
• управленческая отчетность (факт исполнения бюджета за месяц).

На момент старта проекта ситуация на предприятии обстояла следующим образом: отчетные формы формировались вручную в файлах формата MS Excel, для подготовки необходимых данных и пакета отчетности требовались значительные затраты трудовых и временных ресурсов. Отсутствие единой автоматизированной учетной системы бюджетного планирования приводило к увеличению сроков подготовки бюджетов и управленческой отчетности, влияло на качество предоставляемой информации и не позволяло оперативно просчитывать различные сценарии при планировании. В связи с этим руководством Компании было принято решение о запуске проекта «Внедрение системы бюджетирования и финансовой консолидации».

С точки зрения реализуемых функций в рамках поставленных задач и выполняемых работ было выделено 2 подсистемы (2 уровня):

• I уровень. Подсистема планирования доходов, затрат, закупок и движения денежных средств подразделениями инициаторами на уровне учетной системы «1С:Бухгалтерия для Казахстана» — включает в себя функции, связанные с обеспечением расчета по разработанной методике и отражения плановых и прогнозных сумм по доходам, расходам, закупкам и движению денежных средств используемых в последующем для формирования отчетных форм в «1С:Консолидация».
• II уровень. Подсистема формирования бюджетных/отчетных форм на уровне программного продукта «1С:Консолидация» — включает в себя функции, связанные с обеспечением автоматического заполнения плановых, фактических и прогнозных данных в отчетных формах по разработанной методике.

В рамках проекта для I уровня были выполнены следующие работы:

• Формализация и унификация бюджетных процессов группы, в результате был определен перечень бюджетных форм, требуемых к реализации, определена структура бюджетных форм и правила их автозаполнения.
• Формулировка требований к Нормативно-справочной информации.
• Разработка 57 бюджетных форм с полным/частичным автозаполнением, в том числе автоматизированы процессы:
  • регистрация входящих остатков в разрезе сценариев планирования;
  • планирование объемов ремонтных работ и образования лома / запасных частей;
  • планирование доходов от основной и неосновной деятельности;
  • планирование прямых материальных затрат;
  • планирование прочих нормируемых материальных затрат (Ремонт ОС, ГСМ, Материалы на ОТ и ТБ);
  • планирование прочих ненормируемых материальных затрат;
  • планирование прямых нематериальных затрат;
  • планирование прочих нематериальных затрат (Обучения и командировки, Услуги сторонних организаций, Финансовые расходы, Удорожание ТМЗ);
  • планирование выпуска продукции собственного производства (объем выпуска, затраты на выпуск, закупки);
  • планирование расходов будущих периодов;
  • планирование расходов по оплате труда (зар.плата и прочие начисления работникам, отпускные, резервы по отпускам, налоги от зар.платы);
  • планирование амортизации ФА;
  • планирование налогов (Имущественный, Транспортный, Земельный, Плата за загрязнение окружающей среды, НДПИ, НДС, КПН и отложенный КПН, Прочие налоги);
  • планирование закупок;
  • планирование инвестиционной программы (Освоение, Финансирование, Амортизация);
  • планирование выбытий и поступлений денежных средств;
  • формирование финансового бюджета в разрезе строк, с возможностью загрузки факта исполнения фин.бюджета в разрезе аналогичной аналитики. из ИС «ИСАП»;
  • расчет плановой цены ремонтных работ;
  • распределение плановых затрат по перевозкам и ремонтам по основной аналитике «Вид деятельности». Формирование плановой себестоимости выпуска готовой продукции;
  • реализован функционал расчета средневзвешенных цен для плановых материальных расходов.
• Для каждого бюджетного процесса предусмотрена периодичность планирования: Год, Месяц, Прогноз 1 (9 мес.), Прогноз 2 (6 месяцев), Прогноз 3 (3 месяца), 3-х месячный скользящий. Для каждого бюджетного процесса подготовлены инструкции пользователя.
• Реализована интеграция данных с другими информационными системами: «1С:Бухгалтерия для Казахстана», «LMS», «ИСАП», «Куб данных», импорт и экспорт Excel файлов.
• Разработаны роли пользователей, и дополнительные регистры сведений, определяющие права и уровень доступа пользователей к информации.
• Реализована обработка группового копирования документов планирования с созданием документов по новым сценариям (формирование бюджетных Раундов), с возможностью последующей корректировки созданных документов.

В рамках проекта для II уровня были выполнены следующие работы:

• Формализация и унификация отчетных форм, в результате был определен перечень отчетных форм требуемых к реализации, определена их структура и состав аналитики строк.
• Формализация правил заполнения отчетных выходных форм (для видов данных: план, прогноз, факт).
• Разработано 86 форм отчетности и 105 правил их обработки.
• Реализован функционал добавления дополнительной аналитики строкам отчетов (более 5 типовых) и доработан функционал вывода аналитики в теле отчета.
• Сформированы регламенты формирования отчетности.
• Определены правила формирования консолидированной отчетности.
• Разработан отчет по сверке ВГО (внутригрупповых оборотов).
• Реализована возможность вывода информации по разным сценариям в одной форме с расчетом необходимых отклонений между сравниваемыми данными (Относительное, Абсолютное, Отклонение без учета курсовой) в форме сводной таблицы.
• Реализована возможность регистрации и хранения комментариев к отклонениям по сравниваемым данным. Возможность автоподстановки последнего сохраненного комментария в структуре ранее сохраненной сводной таблицы и возможность выбора и подстановки любого ранее зарегистрированного комментария.
• Реализован функционал деления показателей отчетов с учетом необходимого сопоставления по аналитике раскрытия.
• Разработана обработка «Рабочее место пользователя» позволяющая в удобном режиме работать пользователю с отчетностью.
• Доработан функционал и осуществлена настройка обменов между ИС «1С:Консолидация» (1 — Центральная, 2 —— Подчиненные).
• Реализована возможность пересчета отдельных (выделенных) показателей отчета.
• Подготовлено руководство пользователя по работе в «1С:Консолидация».

Работы, выполненные в рамках двух подсистем:

• Проведено обучение сотрудников.
• Отработаны замечания Заказчика в рамках тестовой и опытной эксплуатации системы.

Результат проекта — сокращение времени на подготовку бюджетов в 3 раза за счёт упрощения процедуры согласования и утверждения (маршрутизации) бюджетов, их корректировок и актуализации. Сведён к минимуму объём ручного труда, благодаря формализации и унифицикации процессов, что позволило сократить время на регистрацию бюджетных данных и формирование управленческой отчётности. Значительно повышена прозрачность и точность планирования за счёт использования предварительно зарегистрированных единых норм, показателей, цен и прочей нормативно-справочной информации, используемой при планировании. Единые учётные системы для регистрации бюджетных данных позволяют получать оперативный доступ к актуальной информации на всех этапах и обеспечивают сопоставимость плановых и фактических данных.

О проекте в цифрах:

• автоматизировано 63 рабочих места;
• разработано 57 бюджетных форм с полным/частичным автозаполнением;
• разработано 86 форм отчётности и 105 правил их обработки.

Начиная с 01.01.2017 года система работает в режиме промышленной эксплуатации. Автоматизировано 63 рабочих места.

На текущий момент осуществляется постпроектное сопровождение: для данных работ создана рабочая группа, которая осуществляет консультации пользователей и производит оперативную отработку замечаний по ранее разработанным объектам.