• Все удаленные подразделения должны работать в единой системе с максимальным временем доступности, несмотря на возможные перебои связи.
• Помимо регламентированного функционала должны быть автоматизированы основная часть процессов в части закупок, оплаты, планирования.
• Максимально автоматизировать отчетность, в том числе финансовые отчеты, отчеты по снабжению, и т.д.
• Поскольку в скором времени планируется начало добычи, подготовить к этому моменту информационную систему.
• Обеспечить англоязычный интерфейс для иностранного управленческого персонала.

Поскольку в процессе развития увеличиваются не только штат, активы, бизнес-процессы, но и документооборот, информационные потоки и потребности, руководством было принято решение уже на этапе разведки внедрить комплексную информационную систему.

Дополнительными причинами принятия такого решения стало расхождение данных управленческого и регламентированного учета, значительное усложнение и зачастую неисполнение процедур согласования документов, повреждения или потери бумажных документов.

Для помощи в решении поставленных задач была приглашена компания «1С-Рейтинг». Основными факторами в пользу выбора компании стало то, что «1С-Рейтинг» является официальным представителем и дистрибьютором компании «1С», а также имеет большой опыт внедрения корпоративных информационных систем, в том числе в нефтегазовой отрасли.

Существующая на момент начала внедрения информационная система была построена на платформе «1С» и представляла собой доработанную бухгалтерскую конфигурацию с элементами ведения управленческого учета. В качестве основы для построения системы специалистами «1С-Рейтинг» была предложена конфигурация «1С:Управление производственным предприятием для Казахстана». Основными факторами в пользу выбора информационной системы стали преемственность платформы и более низкая по сравнению с аналогами совокупная стоимость внедрения.

В ходе проекта специалисты «1С-Рейтинг» провели комплексное обследование бизнес-процессов компаний группы, выполнили проектирование системы и доработку типового решения, обучение персонала, импорт информации из предыдущей системы и внедрение разработанной системы.

В рамках проекта был осуществлен перенос основной части оперативного документооборота на места ее возникновения, т.е. обеспечен ввод информации в систему работниками месторождения (супервайзерами, мастерами, кладовщиками, материальными администраторами). Поскольку большая часть сотрудников месторождения ранее не работала в информационных системах, проводилось поэтапное обучение персонала нескольких вахт.

Так как в скором времени планируется начало добычи, а на текущий момент ведется активное строительство, одним из видов работ стало налаживание расширенного учета объектов строительства со всеми возможными видами движений по ним и окончательным вводом объектов в эксплуатацию. В результате организован учет процесса строительства объектов, контроль стоимости и приемки основных средств.

Отражение большой части закупочных процедур в информационной системе — от планирования потребностей во внутренних заказах и годовом плане закупок, через отражение результатов тендеров до фактических закупок — позволило производить мониторинг состояния потребностей инициаторов вплоть до фактического приобретения.

Подсистема согласования документов позволила значительно упростить маршруты и ускорить время утверждения электронных версий документов. Особенно актуален данный выигрыш в отношении маршрутов согласования, одновременно включающих удаленное месторождение и центральный офис.

Перевод блоков системы, необходимых для работы англоязычного руководства компании, на английский язык осуществлялся совместно с сотрудниками заказчика. Разработан дружественный интерфейс на английском языке, позволяющий выполнять управленческие задачи, формировать отчетность и заниматься утверждением следующих по маршрутам согласования документов. В результате руководство получило возможность непосредственно контролировать наиболее важные процессы в информационной системе.

Для учета активов компании в функциональной валюте (доллары) и предоставления валютной отчетности в управляющую компанию внедрена соответствующая подсистема собственной разработки. В результате любые операции в учете находят свое отражение по историческому курсу функциональной валюты. В долларах формируются как валютные аналоги определенной части регламентированной отчетности и форм валютного регулирования, так и бюджеты с план-фактным анализом.

Перевод системы на новую платформу позволил использовать также все возможности подсистемы регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета, в том числе ускорил сбор регламентированной отчетности.

В процессе внедрения автоматизированы бухгалтерский, управленческий и производственный учет, в частности были внедрены следующие подсистемы и функциональные блоки:

• Управление запасами
• Управление денежными средствами
• Управление взаиморасчетами
• Управление закупками. В том числе:
  • управление отношениями с поставщиками (SRM);
  • управление внутренними потребностями в материалах;
  • планирование закупок, составление и отслеживание годового плана закупок;
  • учет регламентированных закупочных процедур;
  • управление заказами поставщикам.
• Управление производством
• Управление продажами
• Учет спецодежды
• Управление основными средствами (в том числе учет объектов строительства)
• Управление персоналом и расчет зарплаты
• Бюджетирование
• Бухгалтерский и налоговый учет

В настоящее время в системе функционируют практически все подразделения компании.

Сегодня система работает в режиме промышленной эксплуатации, автоматизировано 150 рабочих мест.

В планах дальнейшего развития более детальная проработка процессов бюджетирования, планирования закупок и после начала добычи — расчета себестоимости произведенной продукции.