• Оптимизация временных затрат на работу с документами за счет сокращения времени на согласование ответственными лицами и обеспечения их необходимым набором инструментов для принятия решений.
• Оперативное отслеживание «день-в-день» всего документооборота, в том числе на территориально удаленных нефтяных месторождениях, принадлежащих компании.
• Получение оперативной информации в момент принятия решения. К примеру, в момент подписания заявок на материалы, необходимо располагать информацией о реальном остатке, стоимости последней закупки, остатке средств по бюджету по определенному коду затрат и т.д.
• Устранение дублирования функций между оперативными и учетными службами. Передача функций ввода информации в места ее возникновения — складское хозяйство, производственные и снабженческие подразделения и т.п.
• Полностью автоматизированный бюджетный контроль (согласно утвержденным процедурам предприятия).
• Наведение порядка в таких областях как управление задолженностью, планирование оплат и управление запасами.
• Перевод части подсистем на английский язык для англоговорящей части руководства предприятия.

Использовавшиеся ранее на предприятии бухгалтерская и складская конфигурации собственной разработки перестали удовлетворять потребностям предприятия по своей функциональности. В связи с развитием компании, возникла необходимость в автоматизации процедур утверждения документооборота и ускорении оформления и контроля плановых документов по закупкам товаро-материальных запасов и услуг. Подготовка регламентированной отчетности отнимала слишком много времени. Бюджетирование, управленческая и финансовая отчетность велись в электронных таблицах.

С целью повышения эффективности управления компанией, руководство ТОО СП «КуатАмлонМунай» поставило цель модернизировать систему управления финансами, управленческий и регламентированный учет. Для этого, помимо организационных преобразований, необходимо было внедрение на предприятии современной информационной системы. При этом новая система должна была обеспечить снижение дебиторской задолженности и необоснованных финансовых расходов, существовавших на предприятии, а также должна способствовать оптимизации уровня складских запасов.

Для помощи в решении поставленных задач была приглашена компания «1С-Рейтинг», зарекомендовавшая себя как надежный партнер при создании сложных корпоративных систем с максимальным охватом рабочих мест.

Специалистами «1С-Рейтинг» была предложена система, основанная на двух взаимосвязанных решениях системы «1С:Предприятие 8»:

• «1С:Управление производственным предприятием для Казахстана» для решения задач производственного, регламентированного и управленческого учета, а также автоматизации казначейства;
• «1С:Консолидация» для создания бюджетной модели группы компаний с обязательной трансляцией целевых показателей по нескольким бюджетам в «Управление производственным предприятием для Казахстана».

Для выполнения поставленных заказчиком задач на платформе «1С:Предприятие 8» были созданы дополнительные подсистемы «Оперативное планирование закупок» (связанная с подсистемой «Казначейство» посредством внедренных в документы планирования закупок механизмов бюджетного контроля) и «Подсистема согласования документов». С использованием новой подсистемы согласования утверждение документов стало проходить за несколько десятков минут, и это с учетом распределенных баз, а также сложных маршрутов согласования с десятками узлов и переходов.

Возможности платформы «1С:Предприятия 8» позволили оперативно реализовать сложную модель бюджетов, процесс бюджетирования, и контроль лимитов. Типовой функционал «1С:Консолидация» был дополнен расширенными схемами контроля выполнения бюджетов различных видов (операционные затраты, CAPEX, cash-flow). В результате руководство получило комплексную модель бюджетирования, учитывающую замкнутый цикл управления предприятием, включающую:

• Разработку бюджетов в «1С:Консолидация»
  • Оперативное планирование в «1С:Управлении производственным предприятием»:
    • формирование внутренних заказов, заказов поставщикам и заявок на расход денежных средств с учетом контроля по статьям бюджетов. В результате любые планируемые закупки, затраты и выплаты проходят тщательный контроль, что позволяет уже на первоначальном этапе не допускать не запланированное превышение бюджетов;
    • формирование запросов на изменение бюджета по требуемым статьям в случае острой необходимости.
  • Учет результатов хозяйственной деятельности в «1С:Управление производственным предприятием»
  • Получение фактических данных, план-фактный анализ и по его результатам корректировку планов на следующий период в «1С:Консолидация»

Важной для предприятия задачей являлся перенос точек ввода информации в места ее возникновения. Одним из сдерживающих факторов было отсутствие информации для лица, принимающего решение на месте. Для решения этой проблемы типовая функциональность заказов, складских документов и документов по отражению затрат была дополнена механизмами бюджетного контроля. В результате все складские работники, прошедшие обучение, супервайзеры и материальные администраторы месторождений имеют возможность вносить информацию «день-в-день», тогда как ранее вся информация вносилась с бумажных отчетов каждой вахты раз в 15 дней.

Предприятие располагает большим парком служебной и специализированной техники. Для учета заявок на транспорт от подразделений, путевых листов, затрат на топливо и ремонт техники была разработана дополнительная подсистема, которая позволила взять соответствующие затраты под контроль.

• упорядочивание всех взаиморасчетов с контрагентами, ведение истории любых параметров договоров, с учетом заключаемых дополнительных соглашений;
• ведение в системе сложных многоэтапных графиков поставок и расчетов, с отслеживанием степени выполнения;
• планирование заявок на расход денежных средств на основании графиков платежей и информации о текущем состоянии взаиморасчетов с поставщиками, с учетом ограничителей по бюджетамдает продукцию в переработку на нефтеперерабатывающие заводы. Для расчета себестоимости услуг переработчиков, наряду с себестоимостью продукции, были использованы возможности подсистемы управления производством.

Сегодня система работает в режиме промышленной эксплуатации, автоматизировано 91 рабочее место.

Стоит заметить, что в ходе проекта существующая на предприятии модель бюджетирования претерпела определенные изменения. Область использования «1С:Консолидация» расширилась по сравнению с изначально планируемой. Среди поставленных задач на ближайшие несколько месяцев значатся следующие:

• Сократить время на формирование и консолидацию бюджетов за счет использования процессов управления бюджетированием.
• Перевести большую часть аналитической работы в «1С:Консолидация», используя пакет план-фактной отчетности.