Начиная с 2003 года на предприятии использовалась корпоративная система учета российского разработчика. Но со временем система перестала отвечать современным требованиям к организации учета, стала обходиться слишком «дорого» по затратам на обслуживание. Поэтому руководство предприятия приняло решение перейти на более «оптимальный» программный продукт на современной, гибкой платформе, который позволил бы сократить затраты на сопровождение и соответствовал актуальным требованиям ведения учета согласно Законодательству Республики Казахстан.

Таким образом было принято решение о выполнении комплексного проекта автоматизации на программных продуктах платформы «1С:Предприятие 8».

Для выполнения проекта автоматизации была выбрана компания, являющаяся лидером IT услуг рынка Казахстана по разработке и внедрению программных продуктов 1С - компания «1С-Рейтинг».

На начальном этапе проекта, специалистами 1С-Рейтинг было выполнено предпроектное обследование области автоматизации компании «Арыстан Холдинг». По его итогам, на предприятии Заказчика были выявлены следующие недостатки имеющихся бизнес-процессов в части осуществления учетных функций:

• дублирование информационных потоков и операций;
• обработка достаточно большой части информации «вручную».

В результате было принято решение об использовании для автоматизации в качестве одного из базовых программных продуктов прикладного решения «1С:Управление торговым предприятием 8 для Казахстана», как наиболее полно охватывающего своими функциональными возможностями задачи по автоматизации учета предприятия, занимающегося оптовой и розничной торговлей. Для автоматизации задач по расчету заработной платы и кадровому учету было выбрано решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана». Оба выбранных в качестве базовых для автоматизации продукта являются типовыми решениями компании «1С» на платформе «1С:Предприятие 8».

По итогам выполнения проекта комплексной автоматизации на предприятии все основные бизнес-процессы подразделений Заказчика: сбыта, снабжения, склада, сервис-службы, финансовой службы и розничного магазина, - были полностью автоматизированы. При этом функциональные возможности базового прикладного решения «1С:Управление торговым предприятием 8 для Казахстана» были существенно расширены, и включили в себя дополнительные средства решения следующих учетных задач Заказчика:

• Процесс согласования и регистрации новых позиций справочника «Номенклатура»
• Адресное хранение складских запасов, подбор номенклатуры по сроку годности и адресу хранения товара
• Организация автоматического учета выписанных и отгруженных складских документов при помощи сканера штрих-кодов
• Сервисное обслуживание поставленного клиентам оборудования
• Учет тендеров и проектов
• Учет заявок на транспорт
• Автоматизация учета страхования грузов, товарно-транспортных накладных
• Расширенный учет накопительных и персональных скидок контрагентам
• Организация управленческой системы планирования и исполнения бюджета поступления и расходования денежных средств
• Внутреннее казначейство. Хранение лимитов расходования денежных средств в разрезе периодов, проектов, подразделений и ответственных лиц. Автоматизация процессов составления и утверждения заявок на расходования денежных средств и их контроля на предмет соответствия лимитам
• Автоматизация мотивационных схем начисления заработной платы менеджерам компании

В учетную систему были встроенные отдельные блоки «Казначейство» и «Согласование документов» отраслевого решения «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование», что позволило автоматизировать работу «Внутреннего казначейства», а также процедуры согласования заявок на создание новых записей в справочнике «Номенклатура» и процесс утверждения заявок отдела сбыта.

В рамках проекта была создана распределенная информационная база данных, включающая в себя отдельные информационные базы по числу юридических лиц Заказчика, с автоматическим автообменом данными.

Для построения корпоративной системы расчета заработной платы и управления персоналом компании на предприятии был создан программный модуль на базе решения «1C:Зарплата и Управления Персоналом 8 для Казахстана».

• Снижение совокупной стоимости владения новой информационной системой в 3 раза.
• Качественное улучшение логистики поставок, благодаря ставшему прозрачным процессу организации цепочки поставки товара от первичного обращения покупателей до заказа нужного товара у поставщиков и поставки товаров на склад.
• Сокращение более чем в два раза времени, необходимого для выполнения операций по начислению заработной платы и перечисления налогов и отчислений с фонда оплаты труда.
• Снижение трудоемкости рутинных операций по вводу первичных документов в учетную систему в целом по предприятию на 30%.

Заместитель директора ТОО «Арыстан холдинг» Александр Васильевич Евдокимов: 

«Поставщика услуг для данного проекта было решено выбирать из игроков отечественного IT-рынка, имеющих солидный опыт внедрения на больших и средних предприятиях, подтвержденный отзывами заказчиков, а также знающих продукт от «А» до «Я». Поэтому выбор пал на компанию «1С-Рейтинг. И мы не ошиблись. Считаем, что подготовка и ход проекта прошли на высоком организационном и профессиональном уровне. Специалисты компании «1С-Рейтинг» сумели за короткое время помочь нам перейти со старой системы на «1С:Предприятие 8.2».

В результате проекта получение бухгалтерской и налоговой отчетности стало намного быстрей по сравнению с предыдущей системой. Удобный интерфейс позволил в кротчайшие сроки освоить работу в новой программе. Система учета стала намного прозрачней и более систематизированной. Повышение качества анализа информации выходных документов и отчетов способствует правильному принятию управленческих решений. Мы надеемся на успешное развитие проекта и на дальнейшее плодотворное сотрудничество с компанией «1С-Рейтинг».

Новая информационная система запущена в промышленную эксплуатацию на 100 рабочих местах, в том числе в режиме терминального подключения, пользователи работают в 11 городах Казахстана.

Работа по внедрению системы от этапа предпроектного обследования учетных задач Заказчика до этапа сдачи системы в промышленную эксплуатацию была выполнена за 14 месяцев.