На базе отраслевого решения «1С-Рейтинг: Управление финансами строительной организации для Казахстана» развернута информационная система, позволившая в комплексе решить вопросы учета на предприятии.
ТОО «Азияэнергопроектмонтаж» — ведущее предприятие в Республике Казахстан по производству паровых и водогрейных котлов, для нужд коммунальной и промышленной энергетики. Приоритетным видом деятельности является строительство, реконструкция и ремонт зданий котельных и котельного оборудования, а также проектно-изыскательные работы. В 2018 году численность сотрудников предприятия с учетом филиала составила порядка 400 человек.
Цель проекта
Автоматизация в единой информационной системе бизнес-процессов для сокращения сроков получения консолидированных данных о деятельности предприятия.
Задачи проекта
- Создание единой информационной системы предприятия.
- Автоматизация операций складского учета, расхода денежных средств.
- Получение информации по доходам и расходам предприятия в разрезе объектов строительства.
- Сокращение сроков на подготовку управленческой и регламентированной отчетности.
Для решения поставленных задач был начат поиск подходящего программного продукта и компании интегратора. Проведя анализ предлагаемых решений, переговорив с представителями компании и получив коммерческие предложения по цене и срокам выполнения задач, выбор остановлен на компании 1С-Рейтинг.
Ситуация до старта проекта
До проекта внедрения доля ручной работы по сбору информации составляла 20-25% времени, а в управленческом учете до 70-80%, на согласование и утверждение счетов уходило порядка 2 часов. В частности, для операционного учёта использовалась программа «1С:Бухгалтерия для Казахстана», управленческий учёт, а также некоторые операции бухгалтерского учёта осуществлялись посредством программы MS Exсel. Кадровое делопроизводство велось в отдельной программе, а расчёт заработной платы в «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана».
На базе отраслевого решения «1С-Рейтинг: Управление финансами строительной организации для Казахстана» (далее УФСО) развернута информационная система, позволившая в комплексе решить такие вопросы:
- в одной системе отражается кадровое делопроизводство и начисление заработной платы;
- программа решает задачи контроля движения материалов по складам, в том числе забалансовый учёт материалов, вернувшихся с объектов, но списанных в операционном учёте;
- решился вопрос с управленческим учётом с учётом доработки некоторых наших форм (отпала необходимость выгрузки данных из 1С в MS Exсel, объединения разрозненной информации из множества файлов в один);
- нашлось решение с помощью функции Казначейства для контроля закупок с выбором объектов строительства, материалов, оперативной доступности информации (счетов на оплату, договоров с поставщиками), послужившей основанием для оплат, а также согласования и утверждения документов;
- в части отраслевого функционала применение продукта дало учёт и планирование строительно-монтажных работ по объектам строительства и стройкам.
Ключевые результаты
Бухгалтерский и налоговый учет, казначейство, управленческий учет
- На 80% сокращено время на сбор и анализ информации, улучшился учёт в Филиале, внутренние бизнес-процессы в связи с внедрением УФСО усовершенствовались, а в некоторых случаях, появились новые.Автоматизация управленческих отчетов привела к сокращению доли «ручных» расчётов, что исключает ошибки и искажение при формировании информации.
- Улучшен контроль за движением ТМЗ и остатками на складах, сокращено время на сбор и получение информации, это связано с тем, что забалансовый учёт велся в отдельной программе, ныне информация упорядочена в одной программе.
- Налажен раздельный учёт расходов ГСМ, запасных частей и расходов на техническое обслуживание в разрезе каждой машины и механизма многочисленного автопарка предприятия.
- Одним из главных показателей в строительной отрасли, а в особенности в случае, когда портфель заказов на 100% состоит из государственных закупок, является срок выполнения работ. Подсистема учета объектов, проектов (объединяющих несколько объектов), а также их связь в разрезе Заказчиков, субподрядчиков, заключенных договоров позволила улучшить контроль за сроком выполнения работ. Также стало четко видно в разрезе объектов в части управленческого учета какие расходы в какой временной промежуток и в каком объеме понесла компания, что улучшило действующие бизнес-процессы в части снижения затрат.
- Повышен контроль за расходами на объект, снижены затраты на спецодежду посредством подсистемы «Учет Спецодежды», реализованной в УФСО, позволяющей привязывать выданную спецодежду к конкретному работнику и при перемещении с одного объекта строительства на другой амортизация спецодежды начисляется на тот объект, где работник находится.
- До установки системы УФСО процесс согласования счета на оплату занимал достаточное время, теперь согласование проходит в системе, работник, инициатор оплаты, не бегает по кабинетам и собирает подписи. К тому же система позволила формировать платежи с учетом ЦФО, объектов и подразделений, имеет возможность сохранять документы-основания для оплаты, что при необходимости просмотреть не требуется делать запрос на бумажный носитель. Один из несомненных плюсов — это ответ на вопрос куда и на что израсходованы денежные средства, поступившие с объекта, так как в документе «Заявка на расходование средств» есть вкладка — финансирование в разрезе источник финансирования, объект строительства.
Заработная плата
- Учет заработной платы в Филиале качественно перешел на новый уровень, т.к. процесс начисления автоматизирован, что исключает ошибки в расчетах и повышает степень сохранности информации.
- На 80% сокращено время на расчет сверхнормативных работ за счет исключения процедуры вычислений в MS Exel и последующего переноса в 1С.
- Процесс учета рабочего времени стал намного лучше, так как раньше менеджер по кадрам получал информацию на бумажном носителе, затем соотносил с информацией в кадровой программе. После уточнений, формировался табель в кадровой программе и передавался в бухгалтерию на проверку, после проверок формировался окончательный табель, который вносился в «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана» и происходило начисление и выплата заработной платы. Процесс занимал длительное время, порою затягиваясь до недели. Сейчас процесс занимает 1-2 дня.
- Сокращено время на расчет календарных дней отпуска, т.к. зачастую следствием того, что кадровое делопроизводство велось одновременно в двух программах, возникали ошибки, например, пропущены некоторые приказы, не отмечены фактические дни трудового отпуска и т.д. Это вызывало расхождение в расчетах отпускных дней по сотруднику в разных программах. Теперь подобного нет. Процесс автоматизирован полностью и сомнений не вызывает.
- Увеличена скорость проверки табелей с объектов строительства, уменьшились ошибки в расчетах отпускных, компенсаций.
Со слов главного бухгалтера Баекеновой Лейлы Муратовны:
«Как руководитель проекта и глава такого подразделения как Бухгалтерия могу сказать, что я довольна, т.к. оперативный учет, управленческий учет, анализ производственно-хозяйственной деятельности с момента ввода системы в промышленную эксплуатацию находятся под четким контролем и полностью в нашем ведении. Ускорение процессов сбора информации, достоверность, оперативность и качество ее подачи, в целом позволили руководству компании принимать решения более оперативно и видеть проблемы в более широком спектре. Также мне очень понравилось, что работая в едином информационном пространстве, каждое подразделение компании и каждый пользователь в отдельности, работает в своей области более углубленно, что позволяет видеть руководителям и работнику, занимающемуся анализом, полную картину. Поставленные задачи реализованы, главная цель проекта достигнута!»
Рекомендуем 1С-Рейтинг, как компанию, которая может оказать своевременно и компетентно консультационную помощь, как по работе в информационной системе, так и по эффективному подбору программных продуктов с учетом имеющихся целей и задач.
В результате внедрения программного продукта было автоматизировано 51 рабочее место. Система введена в эксплуатацию в июне 2017 года
ТОО «Азияэнергопроектмонтаж»
Адрес: 050014, г. Алматы, ул. Бокейханова, 53а
Тел.: +7 (727) 382‒97‒42, 382‒97‒43, 294‒18‒31, 386‒29‒92
Факс: +7 (727) 386‒29‒93
E-mail: info@aepm.kz
Сайт: aepm.kz