Специалистами компании «1С-Рейтинг» осуществлено внедрение системы учета и согласования договоров, разработанной на базе программного продукта «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана». Главный результат внедрения — это сокращение сроков согласования договоров с 3-15 дней до 1-3 дней.
ТОО «Емир-Оил» является компанией специализирующейся на разведке и добыче углеводородного сырья, владеющей лицензиями на геологоразведку блока месторождений Аксаз, Долинное, Емыр, Есен, Кариман, расположенных Мунайлинском районе Мангистауской области.
По состоянию на 2016 год в компании были автоматизированы практически все виды учета в программе «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» (далее КУФИБ), за исключением некоторых подсистем, в перечень которых входил и учет договоров. Ведение общего реестра на предприятии осуществлялось средствами MS Excel, а согласование производилось вручную подписанием и утверждением бумажных копий.
Перед компанией встала необходимость автоматизировать полноценное ведение документооборота, касающегося учета договоров: организовать хранение полной информации по заключенным договорам и сопутствующей им документации, обеспечить согласование и анализ их фактического исполнения.
Автоматизация выполнена на базе ранее внедренного отраслевого решения КУФИБ. Для работ по запуску приглашена компания «1С-Рейтинг».
Этапы проекта внедрения
- Предпроектное обследование.
- Кастомизация системы под специфику учета на основании технического задания.
- Перенос информации из прежней системы учета.
- Подготовка комплекта видео-инструкций.
- Индивидуальное обучение пользователей.
- Запуск в промышленную эксплуатацию и поддержка пользователей.
Автоматизированы разделы учета
- Учет договоров.
- Согласование документов.
Ключевые результаты внедрения
- Вся информация по заключенным договорам, включая электронные версии документов, хранится в единой системе, тем самым облегчая процедуры поиска и обработки данных (ранее реестр заполнялся вручную средствами MS Excel, при этом копии хранились отдельно).
- Автоматизирован процесс электронного согласования договоров, что позволяет экономить время сотрудников, участвующих в данном процессе (ранее согласование осуществлялось путем подписания бумажных копий и занимало довольно значительное время).
Людмила Урусова, начальник юридического департамента:
«До внедрения системы учета и согласования договоров, процедура подписания бумажных версий занимала от 3 до 15 дней, и были случаи утери документов в процессе. Кроме того, после согласования и подписания договоры хранились на сетевых дисках Юридического департамента и, по запросу, направлялись финансистам для учета, а контракт холдерам для контроля, что являлось крайне неудобным процессом для вовлеченных департаментов. После внедрения электронного учета процесс согласования значительно сократился. В настоящее время общий срок согласования занимает 1-3 дня, удобна доступность контроля стадий и сроков согласования участниками комиссии. Все этапы процедуры согласования дополняются подписанной версией, что также сокращает время на поиск юристам, финансистам и контракт холдерам. Подводя итог, хотелось бы отметить следующие достижения:
- Сокращение сроков согласования договоров с 3-15 дней до 1-3 дней.
- Получена возможность создания отчетов по контрактам по различным критериям.
- Обеспечение прозрачности договорной работы и отслеживание изменений.
- Формирование электронной базы хранения контрактов.
- Снижение стоимости договорного процесса (транзакционных издержек).
- Своевременное ознакомление бенефициара с контрактом при необходимости с ограничением права доступа иных лиц.
- Снижение риска ошибок в спецификациях к договорам».
Внедрение информационной системы помогло ТОО «Емир-Ойл» достигнуть поставленной цели по автоматизации документооборота, сократить сроки согласования и оптимизировать рабочие процессы. Также удалось систематизировать хранение документов и распределение функций контроля за процессом документооборота.
Система введена в промышленную эксплуатацию 1 июля 2016 года, количество автоматизированных рабочих мест — 14.
ТОО «Емир-Оил»
Адрес: 130000, Республика Казахстан, Мангистауская область, Муналийский район, с. Даулет
Тел.: +7 (7292) 465-221
E-mail: emiroil.aktau@mail.ru