(7232) 20-30-80 (7232) 24-21-50 все контакты

logo1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы

Описание возможностей и принципов работы

Программный продукт предназначен для автоматизации процесса обработки путевых листов, учета движения ГСМ, учета шин и аккумуляторов и расчета заработной платы водителей на предприятиях всех сфер деятельности: начиная от предприятий, эксплуатирующих транспортные средства или имеющих в своем составе транспортные подразделения и заканчивая предприятиями, оказывающими транспортные услуги.

Основные возможности конфигурации

  • Выписка и обработка путевых листов;
  • Учет остатков и движения ГСМ в баках транспортных средств (Выдача, Слив, Списание);
  • Расчет нормы расхода ГСМ с использованием произвольных формул, настраиваемых пользователем;
  • Списание ГСМ в бухгалтерском учете, формирование Акта на списание ГСМ по результатам расчета нормы расхода ГСМ;
  • Учет результатов работы транспортных средств (пробег, тонно-километры, время работы и т.д.). Учет работ ведется как по транспортным средствам, так и по заказчикам;
  • Учет результатов работы водителей (отработано времени, ночные часы, время в ремонте и т.д);
  • Расчет зарплаты водителей с учетом тарифов, которые могут быть заданы как для работника, так и для транспортного средства. Алгоритм расчета и правила подстановки тарифов определяются формулами, которые пользователь может изменить по своему усмотрению;
  • Учет шин и аккумуляторов;
  • Автоматическое отражение затрат на заработную плату водителей и расход ГСМ в бухгалтерском учете. Возможно распределение затрат по заказчикам транспортных услуг.

Программный продукт «1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» не является самостоятельным, для его работы необходимо наличие одной из типовых конфигураций: «Бухгалтерия для Казахстана», «Управление производственным предприятием для Казахстана» системы программ «1С:Предприятие 8».

Выписка путевых листов

При оформлении в учетной системе путевых листов, заполняются как общие для большинства путевых листов сведения (транспортное средство, водители, показания спидометра, пробег, прицепы, сопровождающие лица, сведения о маршруте движения и задании водителю), так и сведения, которые используются в целях разного рода вычислений, например для расчета нормы расхода ГСМ, расчета заработной платы водителей, износа шин и аккумуляторов и т.д.

Состав заполняемых сведений зависит от требований к функционалу.

У документа доступны следующие печатные формы:

  • Путевой лист легкового автомобиля № АТ-3.
  • Путевой лист грузового автомобиля № 4П.
  • Путевой лист грузового автомобиля № 4С.

Кроме встроенных в конфигурацию, в комплект поставки входят следующие печатные формы:

  • УЗТ: Путевой лист автомобильного (стрелового, самоходного) крана.
  • УЗТ: Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма). Форма рассчитана на печать на листах как формата А4 так и А5.

Печатные формы двусторонние, поэтому рекомендуется при больших объемах печати использовать принтер, поддерживающий автоматическую двустороннюю печать (режим «Duplex printing»).

Список путевых листов, зарегистрированных в учетной системе, можно вывести на печать с помощью отчета «Журнал учета путевых листов».

Учет ГСМ

Учет выданных ГСМ ведется по маркам ГСМ, транспортным средствам и способам выдачи. Сведения о количестве выданных ГСМ регистрируются в документе «Заправочная ведомость» или непосредственно в документе «Путевой лист».

Слив ГСМ оформляется документом «Слив ГСМ с транспортного средства».

На основании сведений об объеме выполненных работ (таких как пробег, отработанное время, количество технологических операций и т.д.), норм расхода и различных коэффициентов, учитывающих специфику эксплуатации транспортных средств (например, сезонные изменения расхода), в документе «Путевой лист» выполняется расчет нормы расхода по произвольным формулам. Для расчета могут использоваться как предопределенные формулы расчета, так и формулы, добавленные пользователем.

На основании рассчитанной нормы расхода выполняется списание ГСМ документом «Списание ГСМ» или непосредственно в документе «Путевой лист».

Для инвентаризации фактического наличия ГСМ в баках транспортных средств используется документ «Акт замера ГСМ в баках».

Специализированная отчетность позволяет проанализировать движение и остатки ГСМ в баках транспортных средств.

Сведения о выдаче, сливе и списании ГСМ отражаются в бухгалтерском учете.

Выдача ГСМ

Сведения о количестве выданных ГСМ отражаются в документе «Заправочная ведомость» или на закладке «Движение ГСМ» в табличной части «Выдача ГСМ» документа «Путевой лист».

Оформление выдачи ГСМ в путевом листе

Данные о количестве выданных ГСМ заполняются в табличной части «Выдача ГСМ» на закладке «Движение ГСМ».

Для автоматизированного ввода пакета документов на основании путевых листов предназначена обработка «Отражение в учете выдачи ГСМ», с помощью которой можно сформировать документы «Перемещение ТМЗ».

При нажатии на кнопку «Далее» открывается окно с табличной частью «Перемещение ГСМ», в которой можно посмотреть и отредактировать значения реквизитов формируемых документов.

При нажатии на кнопку «Сформировать документы» открывается окно с табличной частью, в которой содержится список сформированных документов. Помеченные документы можно провести или снять с проведения.

Оформление выдачи ГСМ в заправочной ведомости

Документ «Заправочная ведомость», предназначен для отражения в оперативном учете выдачи ГСМ для списка транспортных средств.

Документ имеет печатную форму «Заправочная ведомость».

 

Слив ГСМ с транспортного средства

Операция возврата ГСМ из баков транспортного средства на склад отражается документом «Слив ГСМ с транспортного средства».

Отражение операций выдачи ГСМ в бухгалтерском учете выполняется документом «Перемещение ТМЗ» основной конфигурации. Автоматическое заполнение документов «Перемещение ТМЗ» производится по данным табличной части «ГСМ».

Расчет нормы расхода ГСМ

Расчет нормы расхода ГСМ выполняется в документе «Путевой лист» с использованием произвольных формул расчета, определяемых пользователем в соответствии с учетной политикой предприятия. Норма расхода и количество ГСМ к списанию указывается в табличной части «Расход ГСМ».

По нажатию на кнопку «Расчет» открывается форма расчета:

Расчет нормы выполняется по формулам. Формула расчета представляет собой текстовую запись, сформированную в соответствии с математическими правилами.

Значения показателей расчета, могут быть сезонными, для этого в справочнике «Сезоны» можно задать наименования сезонов, в период которых значения показателей расчета различаются и задать периоды действия сезонов.

При первом запуске автоматически создаются сезоны «Зима» и «Лето» и задается период действия сезонов по умолчанию.

Заданные периоды действия сезонов будут использоваться для всех последующих лет, до тех пор пока не будут заданы новые значения.

Списание ГСМ

Для списания ГСМ предназначены документы «Путевой лист» и «Списание ГСМ».

Оформление списания ГСМ документом «Путевой лист»

Количество ГСМ, которое будет списано при проведении документа «Путевой лист», определяется значением реквизита «Количество к списанию» табличной части «Расход ГСМ» для соответствующей марки ГСМ.

Документ «Путевой лист» выполняет только регистрацию расхода ГСМ в баках транспортного средства (сведения по расходу можно вывести в отчетах «Акт на списание ГСМ», «Ведомость движения ГСМ» и «Ведомость движения ГСМ по водителям»). Для отражения списания ГСМ в бухгалтерском учете, используется обработка «Отражение списание ГСМ в учете» которая формирует на основании путевых листов документы «Списание ТМЗ».

При нажатии на кнопку «Далее» открывается окно с табличной частью «Аналитика списания», где можно отредактировать счета и аналитику затрат, которые будут заполнены в соответствующих реквизитах создаваемых документов.

При нажатии на кнопку «Сформировать документы» открывается окно с табличной частью, в которой содержится список сформированных документов.

Заполнение счетов и аналитики затрат, при вводе на основании документа «Списание ТМЗ», производится по значениям, заданным в регистре сведений «Счета учета затрат на транспортные средства».

Если в составе аналитики счета учета затрат присутствует субконто «Подразделение» и его значение не указано в регистре сведений «Счета учета затрат на транспортные средства», то заполнение будет выполнено по подразделению, в котором числится транспортное средство.

Если в настройках параметров учета включен учет затрат по участкам работ, то значения субконто «Подразделение» будет заполняться по значению реквизита «Подразделение организации» справочника «Участки работ». Таким образом, доступна возможность распределять затраты по подразделениям, соответствующим участкам работ или заказчикам.

Оформление списания ГСМ документом «Списание ГСМ»

В некоторых случаях может быть необходимо выполнить списание ГСМ без выписки путевых листов, тогда, можно воспользоваться документом «Списание ГСМ».

Замер остатков ГСМ в баках

Для отражения в учетной системе результатов замера остатков ГСМ в баках транспортных средств, предназначен документ «Акт замера ГСМ в баках».

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете выполняется документом «Списание ТМЗ» (в случае недостачи) или «Оприходование ТМЗ» (в случае излишка) основной конфигурации. Автоматическое заполнение документов при вводе на основании, производится по данным табличной части «ГСМ».

Отчетность

Для анализа движения ГСМ и количества остатков ГСМ в баках транспортных средств, предусмотрен ряд специализированных отчетов, например отчет «Акт на списание ГСМ» предназначен для вывода сведений об остатках и движении ГСМ в баках транспортных средств, с расшифровкой значений параметров, используемых при расчете нормы расхода.

Учет результатов работы водителей и транспортных средств

В конфигурации предусмотрена возможность вести учет результатов работы транспортных средств и водителей по произвольным параметрам (например, пробег, отработанное время, количество поездок и т.д.). Эта информация может быть использована для расчета стоимости оказанных услуг при выставлении счета заказчику, для расчета заработной платы водителей, для начисления выработки основному средству с производственным способом расчета амортизации и т.д.

Ввод данных

Ввод данных о выполненных работах выполняется в документе «Путевой лист» в табличной части «Задание водителю» и на закладке «Выработка».

В табличной части «Задание водителю» данные о результатах работы вводятся в колонках «Время работы», «Время в простое», «Количество ездок», «Расстояние», «Масса груза» и «Масса груза полная». Данные вводятся в разрезе участков работ и\или заказчиков.

Введенные значения результатов работы используются для следующих целей:

  • Вывод в отчете «Отчет по выполненным работам»;
  • Для автоматического заполнения выработки транспортных средств и водителей на закладке «Выработка» путевого листа;
  • Для автоматического заполнения показателей расчета при выполнении расчета расхода ГСМ на закладке «Движение ГСМ» путевого листа.

На закладке «Выработка» информация о результатах работ вводится для транспортных средств и водителей по параметрам выработки.

Параметры выработки это определяемые пользователем виды результатов работы. Это может быть пробег, грузооборот (т*км), отработанное водителем время и т.д. Особенность параметров выработки в том, что их состав определяется пользователем в справочнике «Параметры выработки» и ввод выработки осуществляется в целом по транспортному средству или водителю, без детализации по заказчикам или участкам работ. В определенных случаях может быть необходимым заполнять и табличную часть «Задание водителю» и выработку, в каких-то случаях достаточно будет вводить только выработку или вовсе не будет нужды в учете результатов работ. Все зависит от потребностей конкретного предприятия.

Список доступных параметров выработки задается пользователем. Для транспортных средств параметрами выработки могут быть например пробег, отработанные моточасы и т.д. Для водителей параметрами выработки могут быть например основное отработанное время, время в наряде, ночные часы и т.д.

Отчетность

В конфигурации предусмотрен ряд специализированных отчетов, предназначенных для анализа результатов работы транспортных средств и водителей.

Отчет «Отчет по выполненным работам» предназначен для получения информация о выполненных работах в разрезе транспортных средств, заказчиков и участков работ.

В отчете «Выработка водителей» отражается информация о выработке водителей за отчетный период, учтенной в документе «Путевой лист» на закладке «Выработка». Сведения о количестве выработки группируются по транспортным средствам, водителям и параметрам выработки.

Отчет «Табель учета рабочего времени (транспорт)» предназначен для вывода информации о зарегистрированном в путевых и ремонтных листах рабочем времени водителей. Данные в отчете представлены в разрезе водителей и транспортных средств (колонка «Гос. Номер»).

Выработка ОС

Предусмотрена возможность автоматического заполнения документа «Выработка ОС» основной конфигурации по сведениям о выработке транспортных средств. Для этого, необходимо в меню «Заполнить» командной панели документа «Выработка ОС» выбрать пункт «УЗТ: Заполнение выработки ОС по путевым листам».

При выборе данного пункта меню появляется окно ввода организации и периода, за который будут получены данные о выработке транспортных средств.

Учет шин и аккумуляторов

Учет шин и аккумуляторов, устанавливаемых на транспортные средства, ведется по серийным номерам. Для отражения в учете операций монтажа/демонтажа комплектующих используется документ «Ремонтный лист транспортного средства», где можно указать сведения о месте установки комплектующего, выработке на момент монтажа/демонтажа и техническом состоянии.

Для регистрации износа шин и аккумуляторов используется механизм регистрации выработки транспортных средств документом «Путевой лист». Т.е. выработка транспортного средства автоматически может быть отнесена к комплектующим, установленным на данное транспортное средство. 

Для получения сведений о наличии комплектующих, установленных на транспортные средства и степени их износа, предназначен отчет «Остатки комплектующих на транспортных средствах».

Отчеты «Карточка учета автопокрышки» и «Карточка учета аккумулятора» используются для отражения истории эксплуатации комплектующего: когда и на какие транспортные средства устанавливалось комплектующее, выработка с начала эксплуатации и за период работы на транспортном средстве и т.д.

Расчет зарплаты водителей

Подсистема расчета зарплаты водителей дополняет имеющиеся механизмы типовых конфигураций новыми возможностями. Прежде всего, подсистема предназначена расчета заработной платы водителей с учетом тарифов, устанавливаемых для транспортных средств.

Рассмотрим задачу на такой ситуации: предприятие начисляет заработную плату водителям по тарифам, которые зависят от того, на каком транспортном средстве работает водитель и при этом, перемещение водителя с одного транспортного средства на другое может выполняться несколько раз в месяц, а то и каждый день. При смене транспортных средств тариф водителя меняется, и расчет начислений необходимо выполнять с учетом изменения тарифов. В типовом механизме расчета заработной платы (в конфигурациях «Бухгалтерия для Казахстана» и «Управление производственным предприятием для Казахстана») изменение тарифа можно осуществить кадровыми приказами на перемещение или изменение тарифа. Но поскольку такие перемещения могут происходить довольно часто, становится трудоемкой выписка кадровых документов.  

Автоматизация расчета начислений по тарифам, зависящим от транспортного средства, в подсистеме расчета зарплаты водителей достигается следующим образом: рабочее время водителей (выработка) регистрируется в путевых и ремонтных листах, и поскольку путевой или ремонтный лист выписывается на конкретное транспортное средство, информация о выработке регистрируется в разрезе транспортных средств. Документом Расчет зарплаты водителей выполняется расчет начислений в разрезе транспортных средств, при этом рабочее время для расчета определяется по выработке водителей, зарегистрированной в путевых листах. Тарифы для расчета могут быть заданы как для водителя в подсистеме кадрового учета, например, документом  «Прием на работу в организацию», так и для транспортного средства в табличной части «Тарифы для расчета зарплаты» в сведениях о транспортном средстве.

Расчет зарплаты водителей можно представить в виде следующей блок-схемы:

Расчет выполняется по формулам, которые могут быть отредактированы произвольным образом. Вычисление выполняется по математическим правилам. Формула может содержать произвольное количество показателей, при этом в качестве показателей, входящих в формулу, могут использоваться тарифы кадрового учета, тарифы транспортных средств, выработка и др.

Расчет начислений производится в документе «Расчет зарплаты водителей».

Табличную часть документа можно заполнить автоматически (кнопка «Автозаполнение») либо вручную. Автоматически документ заполняется работниками всей организации или указанного подразделения организации, также может быть установлен отбор по участку работ, если в путевых листах ведется по ним учет.

Если ведется учет затрат по участкам работ (признак ведения учета по участкам указывается в настройках параметров учета), то для каждого участка работ, на котором работал водитель, будет создана отдельная строка расчета. Если у участка работ задано подразделение, и в регистре «Счета учета затрат на транспортные средства» указан счет и прочая аналитика затрат, то автоматически будет заполнен реквизит «Отражение в бухучете», если подходящего способа отражения в бух. учете найти не удается, то автоматически создается новый при наличии у пользователя соответствующих прав. Это позволяет отнести затраты на заработную плату на те подразделения, которым установлен в соответствие участок работ.

Для отражения рассчитанных начислений в подсистеме расчета зарплаты основной конфигурации, формируется документ «Начисление зарплаты работникам организации», который можно автоматически ввести и заполнить с помощью кнопки «Оформить документы».

Цены

В состав программных продуктов «1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» не входит платформа и дополнительные лицензии на платформу «1С:Предприятие 8».

Для использования программных продуктов «1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы» конечными пользователями в обязательном порядке должна быть приобретена основная поставка программного продукта, включающего типовую конфигурацию «Бухгалтерия для Казахстана» или «Управление торговым предприятием для Казахстана», или «Управление производственным предприятием для Казахстана», а также требуемое количество дополнительных лицензий на использование платформы «1С:Предприятие 8».

НаименованиеЦена, тенге
1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы 70 000
1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы (USB)85 000
1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы. Технологическая поддержка на 6 месяцев12 000
1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы. Технологическая поддержка на 9 месяцев18 000
1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы. Технологическая поддержка на 12 месяцев23 000
1С-Рейтинг: Управление затратами на автотранспорт. Путевые листы. (Электронная поставка)60 000

* Цены указаны без учета стоимости платформы и лицензий на платформу «1С:Предприятие 8».

С ценами на типовые конфигурации и дополнительные лицензии на платформу «1С:Предприятие 8» можно ознакомиться по ссылке.

Поддержка и условия сопровождения отраслевых решений 1С-Рейтинг

Приобретая отраслевые и специализированные решения, пользователи получают льготный (бесплатный) период поддержки на 3 месяца. После окончания льготного срока поддержки, для получения обновлений и консультационно-методического сопровождения по ТОР, пользователям необходимо приобрести и активировать Лицензию на методическую и технологическую поддержку на требуемый срок. Подробнее...