Руководство ТОО «УльбаКомплекс» приняло решение о начале сотрудничества с фирмой «1С-Рейтинг», перед специалистами которой на первом этапе проекта были поставлены следующие задачи:

• анализ текущей ситуации в компании;
• анализ состояния и возможностей развития существующей информационной системы.

При выборе программы для новой информационной системы специалисты «1С-Рейтинг» и ТОО «УльбаКомплекс» руководствовались следующим:

• наличием мощной и гибкой системы отчетов, которая позволяет оперативно анализировать и непрерывно контролировать практически все аспекты деятельности предприятия;
• наличием механизмов автоматизации процесса продаж товаров на предприятии, в оптовой и розничной торговле, средства планирования и контроля продаж;
• наличием множества дополнительных сервисных возможностей, упрощающих работу персонала и позволяющих экономить время на рутинных операциях.

Стабильный рост компании, и, как следствие, увеличение потоков информации и усложнение информационной структуры, привели руководство предприятия к необходимости модернизации системы учёта и управления. Текущая информационная система на основе решения «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» фирмы «1С» отлично зарекомендовала себя как инструмент для ведения бухгалтерского и налогового учета, но к настоящему времени уже не могла удовлетворить возрастающие потребности предприятия по управлению информационными потоками и поддержке эффективных управленческих решений.

Специалисты фирмы «1С-Рейтинг» проанализировали текущее состояние информационных баз и потенциальные возможности системы учёта и представили руководству компании возможности дальнейшего развития автоматизации предприятия. И, так как потенциал существующей информационной системы уже не покрывал потребности торгового предприятия, предложили рассмотреть вариант перевода предприятия на программный комплекс нового поколения - «1С:Управление торговым предприятием для Казахстана».

Специалисты «1С-Рейтинг» продемонстрировали преимущества нового комплекса и способы решения проблем, стоящих перед предприятием, после чего руководством компании было принято решение о переходе на новую автоматизированную систему на базе «1С:Управление торговым предприятием 8 для Казахстана».

В процессе по переходу на новую информационную систему были произведены: 

• Перенос (выгрузка, конвертация и загрузка) данных из старой информационной базы в новую с использованием штатного инструментария «1С:Предприятие 8»
• Перенос в новую конфигурацию доработок из конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана»
• Инвентаризация товарных остатков и взаиморасчётов с контрагентами, проверка корректности перенесённых данных
• Обучение персонала базовым приемам работы с информационной системой «Управление торговым предприятием»

В процессе автоматизации специалистами компании «1С-Рейтинг» были выполнены доработки типовой конфигурации в соответствии с требованиями учетных процессов, принятых на предприятии. В конфигурации «1С:Управление торговым предприятием 8 для Казахстана» доработана подсистема управления продажами:

• добавлена возможность хранения информации о торговых агентах и водителях
• разработана обработка для автоматического формирования и печати расходных накладных
• разработаны специфические отчеты

Являясь дистрибьютором производителей молдавских вин на территории ВКО, ТОО «УльбаКомплекс» ежемесячно сдает декларацию по обороту алкогольной продукции. Задачу по автоматизации этого процесса специалисты компании «1С-Рейтинг» решили с помощью отраслевого решения «1С-Рейтинг: Алкомониторинг».

В конфигурацию «1С:Управление торговым предприятием 8 для Казахстана» внедрено отраслевое решение «1С-Рейтинг: Алкомониторинг», которое позволяет автоматизировать процесс формирования регламентированной отчетности по обороту алкогольной продукции на основании бухгалтерских учетных данных, а также предоставляет средства для анализа корректности заполнения этой отчетности.

Весь цикл внедрения занял менее полугода, предприятие перешло на полноценную работу в новой системе уже через неделю после переноса и сверки данных. В системе работают 11 сотрудников: бухгалтерия, торговый отдел, экономист.

Руководитель проекта со стороны ТОО «УльбаКомплекс»:

«Типовые решения «1С» всегда идут в ногу со временем, развиваются, выходят новые релизы, появляются новые возможности. ТОО «УльбаКомплекс» сможет получать их без ущерба для уже сделанных по его заказу дополнений. Этому способствует грамотное проектирование решения и интегрированная система поддержки и обновления конфигурации. Хочется отметить высокую квалификацию сотрудников «1С-Рейтинг». Отношения ТОО «УльбаКомплекс» и компании «1С-Рейтинг» переросли в постоянное партнерство и были закреплены договором на сопровождение».