Компания «1С-Рейтинг» завершила работы по разработке и внедрению системы бюджетирования и финансовой консолидации для транспортной группы «ТрансКом». C помощью «1С:Бухгалтерия для Казахстана» (разработанный специалистами «1С-Рейтинг» модуль «Бюджетирование») и «1С:Консолидация» создана единая учетная система, позволившая сократить время на регистрацию бюджетных данных, формирование отчетности и получение оперативного доступа к актуальной информации о состоянии дел предприятия.
ТОО «ТрансКом» входит в состав мирового горно-металлургического гиганта — Евразийской Группы ERG (Eurasian Resources Group S.a.r.l. («ERG»). Компания более 15 лет является центром логистики Евразийской Группы и обеспечивает решение всех вопросов, связанных с транспортом и перевозкой грузов. Являясь логистическим 3PL-провайдером сочетает функции железнодорожного оператора и международного экспедитора и имеет собственный парк ж/д подвижного состава (более 12 тыс. вагонов и контейнеров).
С 2015 года осуществляет функции управляющей компании. Под управлением ТОО «ТрансКом» находятся вагоноремонтные предприятия:
- ТОО «ТрансРемВагон» (г. Рудный) — осуществляет капитальный, деповской и текущий отцепочный ремонты грузовых вагонов широкой колеи.
- ТОО «Береке 2004» (г. Экибастуз) — оказывает услуги по ремонту вагонов, локомотивов и путевой техники.
Транспортная группа «ТрансКом» на постоянной основе предоставляют отчетность для руководства Евразийской группы ERG в следующих форматах:
- бюджет годовой;
- 3-х месячный скользящий бюджет;
- ожидаемый факт;
- прогноз за 3, 6 и 9 месяцев;
- управленческая отчетность (факт исполнения бюджета за месяц).
На момент старта проекта ситуация на предприятии обстояла следующим образом: отчетные формы формировались вручную в файлах формата MS Excel, для подготовки необходимых данных и пакета отчетности требовались значительные затраты трудовых и временных ресурсов. Отсутствие единой автоматизированной учетной системы бюджетного планирования приводило к увеличению сроков подготовки бюджетов и управленческой отчетности, влияло на качество предоставляемой информации и не позволяло оперативно просчитывать различные сценарии при планировании. В связи с этим руководством Компании было принято решение о запуске проекта «Внедрение системы бюджетирования и финансовой консолидации».
Цели проекта
- Сокращение ручного труда при подготовке бюджетов путем автоматизации и унификации процесса бюджетирования.
- Сокращение сроков формирования бюджетов и отчетности.
- Улучшение качества информации, предоставляемой для руководства, повышение качества планирования.
- Обеспечение сопоставимости плановых и фактических данных в связи с использованием единой нормативно-справочной информации и единых методик расчета.
- Оперативный доступ к актуальным данным на всех этапах.
Исходя из целей проекта было принято решение о внедрении следующих программных продуктов:
- «1С:Бухгалтерия для Казахстана»
- «1С:Консолидация»
В периметр проекта было включено 3 компании: ТОО «ТрансКом», ТОО «ТрансРемВагон», ТОО «Береке 2004». Для работы в системе было заявлено 63 пользователя.
Для внедрения и последующего постпроектного сопровождения была приглашена компания «1С-Рейтинг», имеющая солидный проектный опыт и надежную репутацию, подтвержденную отзывами от представителей крупных предприятий различных сфер деятельности.
Задачи проекта
- Формализация и унификация бюджетных процессов группы компаний.
- Формализация правил заполнения отчетности.
- Максимальная автоматизация всех бюджетных процессов (ремонтов, доходов, расходов, закупок, поступления и выбытия денежных средств) включая автозаполнение необходимых значений/параметров (цен, норм, коэффициентов, ставок и т.п.), используемых для расчета бюджетных данных и автозаполнение необходимой аналитики. Использование исторических данных.
- Реализация функционала распределения затрат по видам отдельно по перевозкам и по ремонтам, с учетом разных баз распределения.
- Интеграция данных с другими информационными системами («1С:Бухгалтерия для Казахстана» — данные БУ; «LMS» — управленческий учет доходов и себестоимости; «ИСАП» на базе Lotus Notes — данные по платежам; «Куб данных» — централизованные закупки), импорт и экспорт Excel файлов.
- Осуществление контроля за вводом данных в системе (не должна быть возможность изменения ранее утвержденных данных, ограничение доступа к редактированию предварительно определенных значений), использование функционала версионирования данных.
- Разграничение прав доступа к информации.
- Проведение план-фактного анализа.
- Формирование отчетности с возможностью выбора валюты (KZT/USD) и сравнительной информации (бюджет-бюджет, прогноз-бюджет, бюджет-факт предыдущего года и др.).
- Автоматизация процесса формирования консолидированной отчетности с возможностью выверки внутригрупповых оборотов.
С точки зрения реализуемых функций в рамках поставленных задач и выполняемых работ было выделено 2 подсистемы (2 уровня):
- I уровень. Подсистема планирования доходов, затрат, закупок и движения денежных средств подразделениями инициаторами на уровне учетной системы «1С:Бухгалтерия для Казахстана» — включает в себя функции, связанные с обеспечением расчета по разработанной методике и отражения плановых и прогнозных сумм по доходам, расходам, закупкам и движению денежных средств используемых в последующем для формирования отчетных форм в «1С:Консолидация».
- II уровень. Подсистема формирования бюджетных/отчетных форм на уровне программного продукта «1С:Консолидация» — включает в себя функции, связанные с обеспечением автоматического заполнения плановых, фактических и прогнозных данных в отчетных формах по разработанной методике.
В рамках проекта для I уровня были выполнены следующие работы:
- Формализация и унификация бюджетных процессов группы, в результате был определен перечень бюджетных форм, требуемых к реализации, определена структура бюджетных форм и правила их автозаполнения.
- Формулировка требований к Нормативно-справочной информации.
- Разработка 57 бюджетных форм с полным/частичным автозаполнением, в том числе автоматизированы процессы:
- регистрация входящих остатков в разрезе сценариев планирования;
- планирование объемов ремонтных работ и образования лома / запасных частей;
- планирование доходов от основной и неосновной деятельности;
- планирование прямых материальных затрат;
- планирование прочих нормируемых материальных затрат (Ремонт ОС, ГСМ, Материалы на ОТ и ТБ);
- планирование прочих ненормируемых материальных затрат;
- планирование прямых нематериальных затрат;
- планирование прочих нематериальных затрат (Обучения и командировки, Услуги сторонних организаций, Финансовые расходы, Удорожание ТМЗ);
- планирование выпуска продукции собственного производства (объем выпуска, затраты на выпуск, закупки);
- планирование расходов будущих периодов;
- планирование расходов по оплате труда (зар.плата и прочие начисления работникам, отпускные, резервы по отпускам, налоги от зар.платы);
- планирование амортизации ФА;
- планирование налогов (Имущественный, Транспортный, Земельный, Плата за загрязнение окружающей среды, НДПИ, НДС, КПН и отложенный КПН, Прочие налоги);
- планирование закупок;
- планирование инвестиционной программы (Освоение, Финансирование, Амортизация);
- планирование выбытий и поступлений денежных средств;
- формирование финансового бюджета в разрезе строк, с возможностью загрузки факта исполнения фин.бюджета в разрезе аналогичной аналитики. из ИС «ИСАП»;
- расчет плановой цены ремонтных работ;
- распределение плановых затрат по перевозкам и ремонтам по основной аналитике «Вид деятельности». Формирование плановой себестоимости выпуска готовой продукции;
- реализован функционал расчета средневзвешенных цен для плановых материальных расходов.
- Для каждого бюджетного процесса предусмотрена периодичность планирования: Год, Месяц, Прогноз 1 (9 мес.), Прогноз 2 (6 месяцев), Прогноз 3 (3 месяца), 3-х месячный скользящий. Для каждого бюджетного процесса подготовлены инструкции пользователя.
- Реализована интеграция данных с другими информационными системами: «1С:Бухгалтерия для Казахстана», «LMS», «ИСАП», «Куб данных», импорт и экспорт Excel файлов.
- Разработаны роли пользователей, и дополнительные регистры сведений, определяющие права и уровень доступа пользователей к информации.
- Реализована обработка группового копирования документов планирования с созданием документов по новым сценариям (формирование бюджетных Раундов), с возможностью последующей корректировки созданных документов.
В рамках проекта для II уровня были выполнены следующие работы:
- Формализация и унификация отчетных форм, в результате был определен перечень отчетных форм требуемых к реализации, определена их структура и состав аналитики строк.
- Формализация правил заполнения отчетных выходных форм (для видов данных: план, прогноз, факт).
- Разработано 86 форм отчетности и 105 правил их обработки.
- Реализован функционал добавления дополнительной аналитики строкам отчетов (более 5 типовых) и доработан функционал вывода аналитики в теле отчета.
- Сформированы регламенты формирования отчетности.
- Определены правила формирования консолидированной отчетности.
- Разработан отчет по сверке ВГО (внутригрупповых оборотов).
- Реализована возможность вывода информации по разным сценариям в одной форме с расчетом необходимых отклонений между сравниваемыми данными (Относительное, Абсолютное, Отклонение без учета курсовой) в форме сводной таблицы.
- Реализована возможность регистрации и хранения комментариев к отклонениям по сравниваемым данным. Возможность автоподстановки последнего сохраненного комментария в структуре ранее сохраненной сводной таблицы и возможность выбора и подстановки любого ранее зарегистрированного комментария.
- Реализован функционал деления показателей отчетов с учетом необходимого сопоставления по аналитике раскрытия.
- Разработана обработка «Рабочее место пользователя» позволяющая в удобном режиме работать пользователю с отчетностью.
- Доработан функционал и осуществлена настройка обменов между ИС «1С:Консолидация» (1 — Центральная, 2 — Подчиненные).
- Реализована возможность пересчета отдельных (выделенных) показателей отчета.
- Подготовлено руководство пользователя по работе в «1С:Консолидация».
Работы, выполненные в рамках двух подсистем:
- Проведено обучение сотрудников.
- Отработаны замечания Заказчика в рамках тестовой и опытной эксплуатации системы.
Ключевые результаты проекта
- Автоматизация формализованных и унифицированных процессов ведет к уменьшению ручного труда, сокращает время на регистрацию бюджетных данных и формирование отчетности.
- Значительно повысилась прозрачность и точность планирования за счет использования предварительно зарегистрированных единых норм, показателей, цен и прочей нормативно-справочной информации, используемой при планировании.
- Единые учетные системы для регистрации бюджетных данных позволяют получать оперативный доступ к актуальной информации на всех этапах и обеспечивают сопоставимость плановых и фактических данных.
В ходе внедрения были выявлены дополнительные задачи, требующие реализации в рамках подсистемы «Бюджетирование». Для реализации данных задач, а также для усовершенствования разработанного функционала на 2017 год запланированы работы по развитию системы. Дополнительно, в 2017 году планируется к внедрению функционал согласования.
Начиная с 01.01.2017 года система работает в режиме промышленной эксплуатации. Автоматизировано 63 рабочих места.
На текущий момент осуществляется постпроектное сопровождение: для данных работ создана рабочая группа, которая осуществляет консультации пользователей и производит оперативную отработку замечаний по ранее разработанным объектам.
ТОО «ТрансКом» — мультимодальный транспортный оператор, предоставляющий своим клиентам широкий спектр транспортно-экспедиторских услуг (все виды грузовых перевозок, таможенная очистка, другие дополнительные услуги). Компания осуществляет организацию перевозок грузов в собственном подвижном составе, который насчитывает более 12 тыс. единиц. Необходимые транспортные ресурсы, квалифицированный персонал, информационные технологии, система управления качеством позволяют удовлетворить потребности самых требовательных клиентов. Годовой объем перевозок — более 55 млн. тонн различных видов грузов.
Адрес: Алматы, пр. Достык 291/3А
Тел.: +7 (727) 258-18-18
Факс: +7 (727) 244-29-91
E-mail: info-tc@erg.kz