Новые статьи на тему размещены на информационном ресурсе PRO1C.KZ

Прежде чем организация предложит кому-либо работу, она должна найти специалистов, которые хотели бы получить ее. В этой статье будет приведен порядок отражения данных в конфигурации «1C:Зарплата и управление персоналом для Казахстана» перед приемом на работу людей для восполнения недостатка трудовых ресурсов.

Обеспечение бизнеса кадрами — это ряд действий, осуществляемых предприятием для привлечения кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных предприятием.

В типовой конфигурации «Зарплата и управление персоналом для Казахстана 8» в рамках управленческого учета для поддержания и информационного обеспечения процесса подбора кадров включены процедуры и инструменты, позволяющие вести как единичный, так и массовый набор персонала. Данные инструменты доступны из интерфейсов «Набор персонала» и «Управление персоналом».

Процесс набора персонала заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация в дальнейшем отбирает наиболее подходящих для нее работников.

Процедура подбора кадров может выглядеть следующим образом:

Кандидат – в данном случае это человек, привлеченный для участия в процессе отбора претендентов на замещение вакантных рабочих мест. В процессе отбора кандидат может менять свой статус – состояние принятия решения и само решение по замещению вакантной должности данным кандидатом.

Учет затрат на привлечение кандидатов

Поиск кандидатов обычно ведут, обращаясь к внешним источникам. К средствам внешнего набора относятся: публикация объявлений в газетах и профессиональных журналах, обращение к агентствам по трудоустройству и т.д.

Для отражения затрат на привлечение персонала в рамках конфигурации используется документ «Учет затрат на источники персонала» (меню «Подбор персонала» - «Затраты на привлечение персонала» - «Регистрация затрат на источники персонала») (см.рис.1).

Рис. 1. Учет затрат на источники персонала

В документе определяются затраты, понесенные на привлечение персонала в разрезе источников. В качестве даты может быть указана дата, с которой начинает работать источник привлечения – это может быть дата выхода очередного издания с рекламой или дата подписания договора с кадровым агентством. Валюта, в которой будут отражены расходы, может быть по каждому источнику привлечения своя. Таким образом, одновременно можно отразить расходы как в тенге, так и в любой иностранной валюте.

Учет первичных контактов с кандидатами

Для работы с кандидатами в рамках конфигурации предназначены следующие инструменты:

Сервисный механизм «Набор персонала» для менеджера является основным инструментом автоматизации работы с кандидатами. Она объединяет в себе все функции и позволяет: регистрировать данные нового кандидата, назначать собеседования, просматривать результаты собеседований с кандидатом, изменять статус кандидатов, принимать на работу, а также получать информацию о вакансиях на определенную дату.

Вызвать данный инструмент можно через меню «Набор персонала» - «Набор персонала» (см.рис.2).

Рис. 2. Набор персонала

Работа с кандидатом начинается с ввода нового элемента в справочник «Физические лица». На первом этапе достаточно внести лишь те сведения, которые необходимы для дальнейшего рассмотрения кандидата и принятия по нему решения. Также при регистрации кандидата необходимо указать источник, через который кандидат узнал о вакансии.

Планирование и проведение собеседований

После того, как кандидат был зарегистрирован в базе данных, ему можно назначить собеседование – с указанием даты и точного времени собеседования, указать должность и подразделение, на которые претендует кандидат.

Предварительная «отборочная» беседа может быть организована различными способами. Чаще всего с кандидатом беседует специалист отдела кадров. При этом на предприятиях применяются некоторые общие правила беседы, направленные на выяснение, например, образования претендента, оценку его внешнего вида и определяющих личных качеств.

Для планирования собеседования с кандидатом в конфигурации предусмотрен документ «Регистрация собеседования кандидатов», который можно открыть через меню «Подбор персонала» - «Регистрация собеседования кандидата» (см.рис. 3).

Рис. 3. Регистрация собеседования кандидата

В документе определяется дата и время встречи с кандидатом.

После того как собеседование фактически состоялось, в документе можно установить соответствующий признак и указать решение по результатам собеседования:

• «Предложили работать» - означает, что принято положительное решение по данному кандидату и его готовы принять на работу. При указании этого решения в документе собеседования можно сразу указать подразделение и должность, на которую предприятие готово принять кандидата.

Учет решений, принятых по кандидатам

Кроме регистрации собеседования можно провести «оценку» кандидата на работу. В качестве «оценки» кандидата можно провести какое-либо анкетирование. Количество пунктов анкеты должно быть минимальным и они должны отражать информацию, более всего влияющую на производительность будущей работы претендента. При использовании анкеты как оценки кандидата, как правило, менеджер по работе с персоналом сравнивает каждый пункт анкеты с установленными критериями результативного отбора. В основном на предприятиях для каждого типа направления деятельности составляется своя анкета.

В конфигурации для решения этой задачи используется документ «Оценка кандидата». Он вызывается из списка кандидатов, который открывается через меню «Набор персонала» - «Кандидаты». Также можно создать этот документ через меню «Подбор персонала» - «Оценка кандидата» (см.рис. 4).

Рис. 4. Оценка кандидата

Данный документ регистрирует смену статуса кандидата на работу. Для каждого кандидата указывается решение, дата его принятия и оценка кандидата. При этом «оценка» для разных рабочих мест может осуществляться по разной шкале – 2-х бальной, 3-х бальной и т.д.

Учет кандидатов, принятых на работу

На основании документов «Оценка кандидата» и «Регистрация собеседования кандидата» можно провести прием на работу кандидатов, по которым было принято решение «Предложили работать». Для этих целей используется документ «Прием на работу», после проведения, которого кандидат признается работником предприятия.

Анализ затрат и результативности набора персонала

Источники набора кадров различны по уровням затрат и эффективности. Оценка эффективности затрат на каждый источник может проводиться различными способами. Предприятие может вычислить затраты по каждому источнику и поделить их на общее количество зарегистрированных по этому источнику кандидатов.

Другим аспектом, подвергаемым оценке эффективности затрат, может стать так называемое «качество набора», т.е. оценка уровня «зарегистрированных» и принятых работников. В этом случае предприятие делит затраты по источнику на общее количество принятых работников, поступивших по этому источнику привлечения.

В рамках конфигурации анализ эффективности затрат на привлечение персонала выполняется с помощью отчета «Эффективность затрат на источники» (меню «Подбор персонала» - «Затраты на привлечение персонала» - «Эффективность затрат на источники») (см.рис. 5).

Рис. 5. Эффективность затрат на источники

Отчет можно формировать в 2-х режимах – «по кандидатам» и «по работникам». В первом случае анализируются все затраты по каждому источнику и определяется себестоимость 1 кандидата. Во втором случае анализируются затраты и количество лишь тех кандидатов, которых приняли на работу. Также в отчете можно указать период, в котором были фактически понесены затраты и период получения результата по привлечению кандидатов.

Таким образом, в данной статье мы рассмотрели возможность автоматизации работы менеджера по набору персонала в конфигурации «Зарплата и Управление персоналом для Казахстана». Использование рассмотренной подсистемы конфигурации позволит сэкономить время, которое тратится каждый раз на поиски «бумажных» резюме и принятия решений по ним, на расчет затрат и оценку их эффективности, т.к. все эти данные будут уже присутствовать в системе и будет достаточно лишь воспользоваться специальными инструментами менеджера по работе с персоналом, чтобы получить полную и достоверную информацию по этому направлению и обеспечить свой бизнес настоящими профессионалами.