Успех любого предприятия зависит от того, насколько качественно построена система управления персоналом. Управлением кадрами на предприятии обычно занимается отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров. От качественной и результативной работы данного отдела зависит эффективность управления персоналом и, соответственно, экономическое и социальное развитие предприятия.
Особенно в условиях современности, когда возрастает значение концептуальных навыков, высокого профессионального мастерства, устной и письменной коммуникации, степени вовлеченности в дела организации, вопрос качественного и всестороннего управления персоналом становится на одно из первых мест.
Управление персоналом организации охватывает широкий спектр функций от приема до увольнения кадров: наем, отбор и прием персонала, детальная оценка персонала при приеме, аттестации, подборе; мотивации трудовой деятельности персонала и его использования; обучение, повышение квалификации и переподготовка кадров.
Автоматизация подсистем управления на предприятии может существенно упростить и облегчить процедуры планирования и маркетинга персонала, улучшить организацию развития персонала. В типовой конфигурации фирмы «1С» «Зарплата и Управление Персоналом 8 для Казахстана» поддерживаются различные подходы к управлению, она может использоваться на предприятиях различных видов деятельности.
В типовую конфигурацию «Зарплата и Управление Персоналом 8 для Казахстана» включены все наиболее значимые подсистемы и методы управления персоналом. В конфигурации есть все средства для формирования кадровой политики организации, включающей кадровое планирование, прием персонала, расстановку и продвижение персонала, оценку персонала по компетенциям. Рассмотрим более детально каждый из составляющих системы управления персоналом в конфигурации.
Кадровое планирование
Одним из немаловажных этапов бизнес-планирования на предприятии является планирование ресурсов и затрат на персонал. В конфигурации объектом для ведения планирования является Кадровый план. Он составляется на основе штатного расписания, которое определяет плановый численный состав работников, и фонда оплаты труда. Кадровый план формируется и изменяется документами «Изменение кадрового плана» (меню «Управление персоналом» - «Кадровый план» - «Изменения кадрового плана»). Документ может быть «подготовлен», «утвержден» или «отменен».
Обычно на предприятиях подготовкой кадрового плана занимаются линейные менеджеры, которые могут вводить документы «Изменение кадрового плана» с установленным статусом документа «Подготовлен». Утверждением кадрового плана, как правило, занимается высшее руководство. Финансовые директора или директора по персоналу проверяют предложения об изменениях кадрового плана и принимают решения по этим изменениям. Для утверждения изменений можно воспользоваться специальным инструментом «Утверждение изменений кадрового плана» (меню «Управление персоналом» - «Кадровый план» - «Утверждение изменений кадрового плана»).
Просмотреть текущее состояние кадрового плана по подразделениям можно с помощью инструмента «Кадровый план» (меню «Управление персоналом» - «Кадровый план» - «Кадровый план»).
В конфигурации есть отчеты для анализа кадрового плана «Состояние кадрового плана», «Исполнение кадрового плана», «Фонд затрат на персонал», «Штатная расстановка», которые позволяют на определенную дату сформировать количество запланированных, занятых и вакантных рабочих мест, оценить ежемесячные затраты на персонал в разрезе подразделений и должностей.
Подбор персонала
В подсистеме подбора персонала очень важным является соотношение качественных и количественных характеристик персонала целям организации. При наборе персонала руководителем оцениваются качественные характеристики кандидатов на работу:
- Личные качества, влияющие на выполнение определенной работы
- Мотивации, стремление сделать карьеру
- Способности, объем знаний, уровень образования, опыт работы в определенной сфере.
Процедура подбора кадров, как правило, состоит из следующих этапов:
- учет первичных документов кандидатов (телефонные звонки, резюме, письма по электронной почте),
- планирование собеседований,
- учет принятых решений по кандидатам,
- прием на работу.
Для работы с кандидатами в конфигурации используется инструмент менеджера «Набор персонала». С помощью данного инструмента может вестись как единичный подбор персонала, так и массовый набор.
Инструмент позволяет работать со списком кандидатов, назначать им собеседования, регистрировать оценки результатов собеседования и принимать на работу. На закладке «Текущие вакансии» можно сформировать отчет по занятым и свободным вакансиям на предприятии. Для ведения учета работы с кандидатами в конфигурации предназначены документы «Регистрация кандидатов», «Регистрация собеседования с кандидатом», «Электронное письмо», «Оценка кандидата» и «Оценка испытательного срока».
При подаче объявлений в издания и кадровые агентства на наличие вакансий в конфигурации можно регистрировать затраты на привлечение персонала. Для этого предназначена специальная система учета затрат. Затраты на привлечение персонала вводятся документом «Учет затрат на источники персонала». После внесения информации по израсходованным средствам можно получить отчет «Эффективность затрат на привлечение», который позволяет оценить стоимость привлечения одного кандидата или работника по каждому источнику и среднюю стоимость привлечения по всем источникам.
Кадровые перестановки и занятость персонала
Для учета кадровых перестановок в конфигурации предусмотрен целый ряд документов:
- Документ «Прием на работу», который может быть заполнен данными по кандидатам, которым предложили работу.
- Документ «Кадровое перемещение», который может регистрировать перемещение работника с одного подразделения на другое, с одной должности на другую, изменение графика работы, изменение размера начислений.
- Документ «Отсутствие на работе», которым регистрируется отсутствие работника на рабочем месте.
- Документ «Увольнение», предназначенный для регистрации списка уволенных сотрудников, дат и причин их увольнения.
Кроме того, в конфигурации предусмотрены инструменты планирования отпуска и планирования кадровых перестановок.
С помощью инструмента «Запланированные кадровые перестановки» можно автоматически создать документы перемещения, возврата на работу из командировки или отпуска. Инструмент анализа отпусков позволяет организовать процесс разработки графиков отпусков для большого числа работников, визуально увидеть распределение отпусков по времени, определить имеет ли работник право на запланированный отпуск и не противоречит ли период отпуска намеченным событиям.
Планирование затрат на персонал
Конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом 8 для Казахстана» может также использоваться для создания планов затрат на персонал и построения сравнительного анализа плановых данных с фактическими. В конфигурации может быть создано произвольное количество планов затрат, которые задаются в справочнике «Сценарии планирования» с произвольной периодичностью. Планирование может производиться в разрезе статей затрат и (или) в разрезе подразделений. При создании плана выбирается режим планирования, который определяет, для какого учета – регламентированного или управленческого – создается план. Общая схема подсистемы планирования затрат на персонал приведена ниже.
