Новые статьи на тему размещены на информационном ресурсе PRO1C.KZ

На торговых предприятиях, осуществляющих оптовую или розничную торговлю, конфигурации «1С:Управление торговлей для Казахстана» и «1С:Бухгалтерия для Казахстана» системы программ «1С:Предприятие 8» можно использовать для работы в совместном режиме.

Конфигурация «Управление торговлей для Казахстана» предназначена для оперативного отражения и анализа показателей деятельности торговой компании, и на основание этой информации пользователь может принимать управленческие решения (управленческий учет). В свою очередь, конфигурация «Бухгалтерский учет для Казахстана» предназначена для отражения хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском и налоговом учете в рамках существующего законодательства (регламентированный учет).

Совместное использование конфигураций означает, что данные, введенные в одной информационной базе, попадают в другую информационную базу. Очевидным преимуществом совместного использования конфигураций в разных информационных базах является то, что пользователям, которые вводят оперативную информацию (менеджеры) не надо задумываться о том, каким образом та или иная операция (документ) должна быть отражена в регламентированном учете. В свою очередь бухгалтеры оперируют данными регламентированного учета в своей информационной базе.

Справедливости ради стоит отметить, что совместное использование конфигураций «Управление торговлей для Казахстана» и «Бухгалтерия для Казахстана» было возможным практически с момента появления данных решений на рынке Казахстана. Данные можно было передавать из информационных баз «Управление торговлей для Казахстана» в информационные базы «Бухгалтерия для Казахстана», но не в обратном направлении. Обмен проводился на уровне справочников и документов, с использованием специальной обработки «Выгрузка данных в конфигурацию Бухгалтерия 8 для Казахстана» (она существует и теперь). Недостатком упомянутой обработки является то, что данные можно перенести за определенный период (настраиваемый пользователем), но, в случае изменения данных в «прошлом» периоде выгрузку приходилось повторять. Например, документ «Реализация товаров и услуг от 01.02.2010», созданный в «Управлении торговлей для Казахстана» был перенесен в «Бухгалтерию для Казахстана» при выгрузке за февраль. В марте выяснилось, что документ изначально был выполнен с ошибками и теперь его необходимо исправить в «Управлении торговлей для Казахстана», а для того, чтобы изменения попали в «Бухгалтерию для Казахстана» либо необходимо повторно провести выгрузку за февраль, либо исправить этот документ еще и в информационной базе «Бухгалтерия для Казахстана». Таким образом, пользователям приходится «следить» за изменениями данных выгруженного периода.

Начиная с версии 2.2.7 в конфигурации «Управление торговлей для Казахстана» ситуация изменилась. Теперь объекты для переноса регистрируются (при создании, изменении или удалении) специальным механизмом (в плане обмена) и осуществляется перенос только зарегистрированных объектов. В случае если изменения произошли в уже выгруженном объекте, он будет зарегистрирован в плане обмена и автоматически перенесен при очередном сеансе обмена. При этом обмен все еще оставался односторонним, т.е. данные, зарегистрированные в информационной базе «Управление торговлей для Казахстана», могли быть перенесены в информационную базу Бухгалтерия для Казахстана, но не наоборот.

Начиная с версии 2.2.8 конфигурации «Управление торговлей 8 для Казахстана» и с версии 1.5.15 конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» стал доступен двусторонний обмен данными между конфигурациями. Это означает, что данные созданные в одной конфигурации можно передать в другую и наоборот. Обмен данными также производится на уровне документов и справочной информации.

Помощник настройки обмена данными

Для настройки обмена данными в конфигурацию «Управление торговлей для Казахстана» и конфигурацию «Бухгалтерия для Казахстана» добавлен удобный помощник настройки обмена.

При использовании данного помощника пользователь самостоятельно может настроить необходимые параметры обмена данными: каким образом будет производиться обмен данными (с использованием файлов-сообщений выгрузки/загрузки, с помощью прямого подключения к информационной базе-источнику и т.д.), будет ли обмен двухсторонним или односторонним, можно установить фильтры на те данные, которые будут передаваться в базу приемник. Стоит отметить, что такую настройку необходимо будет провести и в информационной базе «Управление торговлей для Казахстана» и в информационной базе «Бухгалтерия для Казахстана». При этом если пользоваться помощником настройки обмена, основные параметры нужно будет задать только при настройке в одной информационной базе, после чего будет создан специальный файл с настройками для второй информационной базы, при загрузке которого параметры во второй информационной базе заполнятся автоматически. Рекомендуется начинать настройку с информационной базы «Управление торговлей для Казахстана», а в «Бухгалтерии для Казахстана» только применять сохраненные настройки.

Первый и постоянный обмен

Для поддержки совместимости с предыдущими обменами (если раньше использовалась выгрузка из конфигурации «Управление торговлей для Казахстана» в «Бухгалтерию для Казахстана»), сам процесс обмена разделен на два этапа: первый обмен и постоянный обмен. Первый обмен выполняется в процессе настройки (с использованием помощника настройки) для сопоставления существующих объектов в информационных базах. Дело в том, что раньше «поиск» объектов при переносе осуществлялся по так называемым «полям поиска»: для документов использовались, как правило, Номер и Дата, для справочников Код и Наименование (для некоторых справочников могли быть другие поля). Теперь для поиска объектов при постоянном обмене используются так называемые «уникальные идентификаторы» (за исключением некоторых справочников, подробнее описанных в файле «Совместное использование УТ для Казахстана и Бухгалтерия для Казахстана.htm», входящего в состав поставки версии 1.5.15.7 конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана»).

Для того, чтобы существующие объекты информационных баз не «потерялись» и сопоставлялись по полям поиска, при первом обмене такие объекты будут «запомнены» в информационных базах и в дальнейшем при обмене будут мигрировать между информационными базами по «старым» правилам.

Стоит отметить, что для некоторых справочников (Организации, Номенклатура, Контрагенты) при первом обмене пользователь может сам выбрать «вариант сопоставления объектов», говоря по-другому, комбинации реквизитов, по которым будут сопоставлены объекты.

Место создания объектов

Нельзя не сказать и еще об одной особенности постоянного обмена данными между конфигурациями. При регистрации объектов для обмена система «запоминает» информацию о месте их создания. В дальнейшем эта информация используется при обмене следующим образом: для элементов справочников внесенные изменения в одной информационной базе будут предаваться в другую, для документов стратегия другая. Изменения, произошедшие в документе с момента предыдущего сеанса обмена, будут передаваться в другую информационную базу, только если были созданы в той же информационной базе, где и произошли изменения. Например, документ создан в информационной базе «Управление торговлей для Казахстана» и перенесен в информационную базу «Бухгалтерия для Казахстана». Затем выясняется, что документ был заполнен с ошибками. В этом случае необходимо вносить изменения в документ в информационной базе «Управление торговлей для Казахстана» и выполнять очередной сеанс обмена, в ходе которого документ будет также изменен в информационной базе «Бухгалтерия для Казахстана». Если же изменения внести в информационной базе «Бухгалтерия для Казахстана», то при выполнении сеанса обмена данные изменения не перейдут в информационную базу «Управление торговлей для Казахстана».

Обмен по расписанию

Еще одним важным отличием нового механизма обмена является возможность настройки автоматического обмена данными с использованием расписания.

Если раньше пользователю необходимо было инициировать сеанс обмена вручную, теперь можно настроить автоматический обмен данными, настроить расписание и система сама будет выполнять этот обмен с заданными параметрами. Кроме этого возможно разделение процессов выгрузки и загрузки данных по времени.

Отложенное проведение

Что же происходит дальше после обмена документами в информационных базах? При использовании старого механизма обмена, документы, перенесенные в информационную базу, необходимо было провести, т.к. движения документов (проводки) не переносились. При использовании нового механизма обмена за необходимостью проведения перенесенных документов система следит сама. Появился механизм так называемых «отложенных движений», который будет пытаться провести перенесенные объекты. Важным моментом является то, что при настройке автоматического обмена данными можно отдельно задать расписание и для выполнения отложенного проведения.

Общие рекомендации

В любом случае, используется ли старый механизм обмена или будет использоваться новый, следует помнить о том, что обмен объектами не даст 100%-ной гарантии того, что все данные после миграции будут находиться «в идеальном состоянии». Это может происходить как по причине того, что не заполнены важные данные в информационной базе (например, при переносе «товарных» документов из «Управления торговлей для Казахстана» в «Бухгалтерию для Казахстана» бухгалтерские и налоговые счета учета в документе будут заполняться из регистра сведений «Счета учета номенклатуры» в «Бухгалтерии для Казахстана»), так и по причине того, что некоторая информация важная для одной конфигурации может попросту отсутствовать в другой, в силу особенностей реализации данного прикладного решения. И при появлении таких ситуаций не стоит «впадать в панику», лучше спокойно проверить заполнение объекта и, при необходимости, внести необходимые изменения.

Приятной работы!