Новые статьи на тему размещены на информационном ресурсе PRO1C.KZ
Одной из наиболее важных задач для предприятий аптечного бизнеса является своевременное пополнение складских запасов лекарственных средств и прочих аптечных товаров. Периодический недостаток складских запасов по наиболее востребованным товарам как минимум приведет к снижению выручки, а возможно и к потере покупателей. Для того, чтобы избежать таких ситуаций, необходимо заблаговременно оформлять заказы и пополнять складские запасы аптечных товаров. Для планирования количества закупаемых товаров необходимо периодически анализировать остатки на складе и определять потребность в закупке того или иного лекарственного средства.
Упростить этот процесс можно с помощью механизма анализа критических остатков лекарственных средств прикладного решения «1С:Аптека для Казахстана».
Суть работы данного механизма заключается в следующем:
- Сначала задаются границы критических остатков лекарственных средств, которые должны быть на складе.
- Далее, при помощи специального отчета, будет рассчитана потребность в лекарственных средствах.
- Будут автоматически сформированы заказы поставщикам.
Установка границ критических остатков лекарственных средств, которые должны постоянно находиться на складе, производится при помощи специального документа «Установка критических остатков номенклатуры».
В шапке документа, в поле «Склад», указывается место хранения, для которого устанавливаются границы критических остатков лекарственных средств. В табличной части перечисляются лекарственные средства, по которым необходимо установить критические остатки и указывается следующая информация:
- номенклатура — требуемое лекарственное средство;
- характеристика — характеристика лекарственного средства (для лекарственного средства можно хранить неограниченное количество характеристик, каждая характеристика включает в себя информацию о фасовках, дозировках и формах выпуска);
- ед. изм. — единица измерения лекарственного средства, в которой указывается количество критического остатка;
- значение точки заказа — показывает, при каком остатке номенклатуры необходимо формировать заказ поставщику;
- критический остаток — минимальное количество номенклатуры на складе, которое должно постоянно находиться на складе (неснижаемый остаток).
Например, для лекарственного средства «Анальгин» установлен критический остаток 3 упаковки, а значение точки заказа 5 упаковок.
Проанализируем состояние остатков данного лекарственного средства при помощи отчета «Анализ критических остатков». Данный отчет предоставляет информацию по номенклатуре, ее фактическом остатке, точке заказа, критическом остатке и о предположительной нехватке лекарственного средства.
Из отчета видно, что фактический остаток лекарственного средства «Анальгин» равен 0 и рекомендуется заказать 5 упаковок данного лекарственного средства. Объем заказа определяется по формуле:
ОБЪЕМ ЗАКАЗА = ТОЧКА ЗАКАЗА — ОСТАТОК
По соотношению фактического остатка номенклатуры и ее критического остатка к точке заказа, номенклатура может попадать в одну из трех групп отчета:
- Если фактический остаток номенклатуры меньше критического остатка, то количество данной номенклатуры недостаточно, и ее необходимо срочно заказать.
- Если фактический остаток больше критического остатка, но меньше точки заказа, то количество данной номенклатуры еще не критическое, но необходимо планировать пополнение запасов, поэтому данную номенклатуру рекомендуется заказать.
- Если фактический остаток больше критического остатка и больше точки заказа, то количество такой номенклатуры является достаточным, и нет необходимости пополнять запас данного лекарственного средства.
Первому случаю соответствует группа «Требуется заказать», данная группа окрашена в розовый цвет и находится в самом верху отчета. Второму случаю соответствует группа «Рекомендуется заказать», данная группа окрашена в желтый цвет. Третьему случаю соответствует группа «Достаточное количество», вся информация этой группы окрашена в зеленый цвет.
Цветовую гамму группировок отчета можно изменить, воспользовавшись кнопкой «Настройки» командной панели отчета. В открывшейся форме настроек на закладке «Оформление» в табличной части «Условное оформление» для каждой группировки можно задать цвет фона.
Сотрудник, ответственный за закупку лекарственных средств, имеет возможность сформировать заказ поставщику или внутренний заказ, используя механизм формирования заказов. Для этого на форме отчета предусмотрена кнопка «Формирование заказа».
По нажатию данной кнопки открывается форма, в которой указаны все позиции, представленные в отчете. Пользователю необходимо отметить те позиции, которые он хочет заказать. Количество номенклатуры указывается в колонке «Необходимо заказать».
В форме заказов необходимо установить флаг напротив той позиции номенклатуры, которую требуется заказать, и нажать кнопку «Сформировать документы», выбрав соответствующий вид документа. Либо это документ «Заказ поставщику», либо — документ «Внутренний заказ». Документ «Заказ поставщику» служит для регистрации заказов поставщикам, а документ «Внутренний заказ» предназначен для регистрации заказов торговых точек. В данном случае необходимо сформировать заказ поставщику на приобретение лекарственного средства «Анальгин».
Созданный документ доступен на закладке «Документы».
Для каждой номенклатурной позиции создается отдельный документ, который можно отредактировать и провести.
Рассмотренный механизм позволяет своевременно заказать недостающий на складе товар и предотвратить дефицит товара, пользующегося спросом.
Желаем успехов в работе!