Не допускается перепечатка и иное полное или частичное воспроизведение и размножение материалов сайта/статей (а равно их копирование на других ресурсах интернета).
Дата публикации: 23.09.2013
Пожалуй, любой профессиональный менеджер знает, что для успешного ведения бизнеса нужно не только разрабатывать стратегию развития, но и контролировать исполнение намеченных планов, осуществлять анализ деятельности. Одной из особенностей работы прикладного решения «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана» является возможность ведения план-фактного анализа финансово-экономической деятельности. Для организации учета фактических данных в прикладном решении используется гибкая система настройки учета фактических данных, позволяющая учесть все индивидуальные особенности системы бюджетирования конкретного предприятия. Ранее была рассмотрена методика планирования бюджетов в статьях «Построение структуры бюджета предприятия в «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана» и «Формирование бюджетов и их корректировка в прикладном решении «Управление финансами и бюджетирование для Казахстана». В рамках данной статьи будут предложены рекомендации по настройке схем интерактивной (в режиме online) регистрации фактических данных бухгалтерского учета по бюджетам.
Настройка интерактивного режима регистрации фактических данных
Интерактивная регистрация фактических данных по бюджетам представляет собой формирование оборотов бюджетов и проводок по плану счетов бюджетирования непосредственно в момент проведения первичных документов бухгалтерского учета, согласно настроенным пользователем схемам отражения фактических данных в бюджетах.
Для использования схем интерактивного отражения, в «Настройках параметров управленческого учета» должно быть разрешено их применение (параметр «Отключить интерактивный режим регистрации фактических данных по бюджетам» должен быть отключен).
Настройка учета фактических данных
В предыдущей статье было описано формирование бюджета продаж и бюджета доходов и расходов. В состав описанного бюджета продаж входили статьи «Реализация товаров» и «Реализация услуг». Для отражения фактических данных по данному бюджету продаж нам понадобится документ, отражающий операции по реализации товаров и услуг. Документ «Реализация ТМЗ и услуг» отвечает необходимым условиям, используем его для настройки схемы учета фактических данных по бюджету продаж.
Отправной точкой в построении схемы фактического отражения данных будет являться справочник «Виды документов» (меню «Учет фактических данных» - «Виды документов»). Справочник позволяет привязать настройки, созданные в информационной базе, к определенному виду документов.
Создадим новый элемент справочника и в поле «Программный идентификатор» выберем вид документа «Реализация ТМЗ и услуг», тем самым установим связь между создаваемой схемой учета фактических данных и документом. Включим признак «Регистрировать первичные данные по бюджетированию», который активизирует возможность интерактивного отражения данных для выбранного вида документов. Кроме того, на этой закладке можно указать дополнительные реквизиты для учета первичных данных в бюджетах. Они предназначены для расширения списка стандартных реквизитов документа дополнительными реквизитами, соответствующими аналитическим разрезам бюджета («Статьи оборотов», «Проекты», «Контрагенты», «Номенклатура»). Такая возможность будет доступна, если будет установлен признак «Использовать дополнительные реквизиты». Для каждого дополнительного реквизита можно указать признак обязательности его заполнения в документе. Если реквизит, помеченный как обязательный, не заполнен, то проведение документа станет невозможным. Запишем элемент справочника без указания дополнительных реквизитов, так как в нашей задаче для отражения фактических данных по бюджету продаж они не понадобятся.
После записи элемента станет доступным поле «Применяемый набор шаблонов отражения», в котором указывается набор шаблонов (схема отражения фактических данных бухгалтерского учета по бюджетам).
Применяемый набор шаблонов отражения выбирается из справочника «Наборы шаблонов отражения первичных данных в бюджетах» (меню «Учет фактических данных» - «Наборы шаблонов отражения первичных данных в бюджетах»). В списке выбора создадим новый элемент справочника, назовем его «Реализация ТМЗ и услуг» и укажем одноименный вид документов.
«Состав шаблонов набора» представляет собой набор отдельных шаблонов, входящих в состав схемы отражения фактических данных. Для каждого отдельного шаблона указывается способ его использования в колонке «Способ использования»:
- Всегда – шаблон из данной строки будет использоваться в любом случае;
- Всегда, если удовлетворяет условию;
- Если не найден удовлетворяющий условиям шаблон;
- Если удовлетворяет текущему условию (и не удовлетворяет предшествующим).
Так как для отражения фактических данных по бюджету продаж актуальна только реализация товаров и услуг, то для построения нашей схемы использование операции «Передача структурному подразделению» документа «Реализация ТМЗ и услуг» не требуется. Поэтому в поле «Способ использования» выберем «Всегда, если удовлетворяет условию» и зададим условие для вида операции «Реализация». Условие – это правило для проверки применения шаблона к реквизитам первичного документа в соответствии с выбранным значением, в данном случае «Вид операции» равно «Реализация». При выборе значения в поле «Условие применения шаблона» откроется форма списка справочника «Условия выполнения операций по документу» (справочник так же можно открыть через меню «Учет фактических данных» - «Условия выполнения операций по документу») и создадим элемент справочника, назовем его «Реализация», указав вид документа «Реализация ТМЗ и услуг» запишем элемент.
Табличная часть «Составные части условия» представляет собой список условий на данные документа, где каждая строка списка редактируется в отдельном окне. Добавим строку в табличную часть и в открывшемся окне установим значения, удовлетворяющие нашему условию.
В поле «Реквизит» выберем реквизит документа «Вид операции». Для поля «Режим сравнения», укажем значение «Сравнение с произвольным значением». Так как для сравнения используется фиксированное значение, в поле «Вид сравнения» установим значение «=» (знак равенства). Для сравнения реквизита документа с произвольным значением в поле «Значение» зафиксируем значение «Реализация». Сохраним условие выполнения операций по документу «Реализация ТМЗ и услуг» не устанавливая признак «Все условия обязательны», так как условие содержит только одну составную часть. Затем выберем его в создаваемом наборе шаблонов отражения фактических данных.
В табличной части «Состав шаблонов набора» по кнопке выбора для колонки «Шаблон» создадим новый элемент справочника «Шаблоны отражения фактических данных» (справочник находится в меню «Учет фактических данных» - «Шаблоны отражения фактических данных по бюджетам»). Назовем его «Реализация ТМЗ и услуг» и укажем одноименный вид документа.
В ранее опубликованных статьях отмечалось, что планирование и учет фактических данных построены на структуре статей оборотов, где для каждой статьи оборотов был установлен свой шаблон проводок по счетам бюджетирования. Созданный нами шаблон обеспечит связь между документом «Реализация ТМЗ и услуг» и статьями оборотов бюджета продаж, и будет представлять собой схему формирования проводок бюджета. В момент проведения документа «Реализации ТМЗ и услуг» будут автоматически сформированы обороты бюджета и проводки по плану счетов бюджетирования.
Рассмотрим статьи оборотов бюджета продаж. Для бюджета продаж были созданы статьи оборотов «Реализация товаров собственного производства», «Реализация товаров предназначенных для перепродажи», «Реализация услуг». Проведем анализ документа «Реализация ТМЗ и услуг» и определим поля, значения которых будут использоваться для заполнения аналитических разрезов и показателей формируемых оборотов по бюджету. В данном случае вся информация по реализации товаров и услуг содержится в табличных частях «ТМЗ» и «Услуги». Также реализация товаров и услуг может проводиться в различной валюте. По статьям оборотов бюджетов видно, что необходимо обратить внимание на вид реализуемых товаров, то есть они могут относиться к собственной продукции, либо нет. Возможно, стоит учесть категорию покупателей товаров и услуг: постоянный клиент или нет. В результате такого краткого анализа, определены следующие поля для построения схемы: «Номенклатура», «Валюта», «Контрагент». Перейдем к практической реализации схемы формирования проводок на примере статьи оборотов «Реализация услуг» бюджета продаж.
В группе правил добавим правило для шаблона «Реализация прочих услуг» и настроим его параметры.
Источник данных – «По табличной части». В данном случае при проведении документа будет сформировано столько же проводок по оборотам бюджета, сколько будет строк в табличной части. Табличная часть/движения – «Услуги». Проводки будут сформированы на основании данных шапки документа и указанной табличной части. «Условие выполнения группы» - укажем условие, при котором будет применяться данная группа правил. В данном случае нам нужно видеть обороты по долгосрочной услуге, которая не относится к основному производству.
Условие выполнения группы указывается в отдельном окне формы списка справочника «Условия выполнения операций по строкам документа» (меню «Бюджетирование»- «Учет фактических данных»). Настройка данного справочника аналогична справочнику «Условия выполнения операций по документу», за исключением того, что в данной настройке можно указать источник данных, на реквизиты которого налагается условие. Выполнение условия при формировании проводок проверяется для каждой строки табличной части. Назовем условие «Услуги для постоянных клиентов», укажем вид документа «Реализация ТМЗ и услуг», укажем источник данных «По табличной части», для поля «Табличная часть/набор движений» выберем «Услуги» и добавим строку в табличную часть «Составные части условия». Установим параметры для условия. Для поля «Реквизит» по кнопке выбора перейдем в форму «Выбор реквизита». Затем в дереве списка найдем группу «Табличная часть: Услуги» развернем её и выберем поле «Номенклатура»
Значение в поле «Представление» сгенерируется автоматически. Укажем режим сравнения «С произвольным значением», вид сравнения «В списке». В табличной части «Список значений для сравнения» добавим новую строку и в открывшейся по кнопке выбора форме списка справочника «Номенклатура» выберем услугу «Организация корпоративного питания», сохраним условие.
Настроим правило отражения, для этого в табличной части «Перечень правил группы» добавим новую строку и перейдем на панель «Редактирования выбранного правила отражения».
На панели «Редактирование выбранного правила отражения» поля «Источник данных» и «Табличная часть/ набор движений» будут заполнены автоматически ранее указанными значениями и не доступны для редактирования. В поле «Способ использования» установим значение «Всегда», так как к правилу не будут применяться условия. Само правило представляет список полей регистра накопления «Обороты бюджетов» с указанием источников их заполнения. Возможность автоматического заполнения полей доступна по кнопке «Заполнить». При автозаполнении производится подбор подходящих по типу реквизитов, и правило заполняется по их соответствию.
Статья оборотов будет иметь фиксированное значение «Реализация услуг», для данной статьи оборотов задан шаблон проводок по счетам бюджетирования «Отражение дохода от реализации». По этим счетам будут формироваться обороты при проведении документа «Реализация ТМЗ и услуг».
Поля «Центр финансовой ответственности» и «Контрагент» правила отражения, полученные при автозаполнении, также будут иметь фиксированные значения. Внесем изменения по типу источника заполнения для полей «Номенклатура», «Количество», «Сумма», «Валюта исходная». «Табличная часть/движения» - установим для полей «Номенклатура», «Количество», «Сумма», так как обороты по бюджету будут формироваться с учетом этих полей. Для поля «Валюта исходная» тип заполнения источника укажем «По шапке документа», а в качестве источника заполнения реквизита по кнопке выбора укажем «Валюта документа». В поле «Комментарий строки шаблона» для строки списка правил отражения укажем «Реализация прочих услуг». Закончим редактирование, все внесенные изменения отразятся в строке табличной части «Перечень правил группы». Сохраним шаблон отражения фактических данных, затем укажем его в табличной части «Состав наборов шаблона» справочника «Наборы шаблонов отражения первичных данных в бюджетах».
Укажем полученный «Набор шаблонов отражения первичных данных» для поля «Применяемый набор шаблонов отражения» в форме справочника «Виды документов». Дату ввода в действие указанной схемы укажем в поле «Дата ввода в действие». Возможность просмотра истории по датам назначения для данного вида документа схем отражения фактических данных доступна по кнопке «История». При проведении документа будет применяться схема отражения, актуальная на дату документа. На этом построение схемы отражения фактических данных по реализации услуг закончено.
Проверим работу схемы отражения фактических данных. В августе 2013 года компанией была реализована услуга по организации корпоративного питания на сумму 655 000 тенге. Для отражения данной операции в конфигурации «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана», создадим документ «Реализация ТМЗ и услуг». В табличной части «Услуги», укажем услугу «Организация корпоративного питания», количество 1, сумму 655 000 тенге, заполним все необходимые поля и проведем документ.
В результате проведения сформированы обороты по регистру накопления «Обороты бюджетов» для статьи оборотов «Реализация услуг» бюджета продаж.
Так как для этой статьи оборотов настроено отражение по плану счетов бюджетирования, на закладке «Бюджетирование» формы «Просмотр и корректировка движений документа» сформированы проводки по бюджетному плану счетов.
Настроенная схема интерактивной регистрации фактических данных по бюджету продаж для документа «Реализация ТМЗ и услуг», работает.
В рамках данной статьи были рассмотрены основные моменты работы системы настройки учета фактических данных в интерактивном режиме. На примере статей оборотов бюджета продаж и документа «Реализация ТМЗ и услуг» установлены связи для отражения движений по счетам бюджетирования, построена схема отражения фактических данных в момент проведения документа. Результатом работы настроенных схем отражения фактических данных является информация, необходимая для проведения последующего план-фактного анализа деятельности компании.
Не допускается перепечатка и иное полное или частичное воспроизведение и размножение материалов сайта/статей (а равно их копирование на других ресурсах интернета).
