Соблюдение утвержденных бюджетов в процессе планирования и ведения хозяйственной деятельности является необходимой составляющей эффективной системы управления предприятием, обеспечивающей соответствие операционной деятельности предприятия стратегии развития и поставленным со стороны руководства целям. Превышение заложенных в бюджет величин по отдельным статьям может привести к невозможности реализации запланированных мероприятий по другим статьям и, в конечном счете, к нежелательным финансовым последствиям не только в пределах отдельных центров финансовой ответственности, но и для всего предприятия в целом.

С другой стороны, руководству предприятия необходимо оперативно получать оповещения о фактах достижения запланированных показателей, сигнализирующих об успешном выполнении поставленных целей или о необходимости принятия срочных корректирующих действий для обеспечения стабильной работы предприятия.

Перечисленные задачи решаются с помощью механизма установки контролируемых показателей, реализованного в прикладном решении «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана».

Описание механизма

Назначение контролируемых финансовых показателей (статей бюджета) и определение их целевого значения производится двумя основными способами:

Контролируемые значения могут быть двух видов:

Использовать контролируемые значения можно как при планировании оборотов по статьям, так и при регистрации фактических данных в интерактивном режиме.

Механизм установки контролируемых показателей поддерживает три вида ограничения оборотов по статьям бюджета:

Предварительный бюджет

Данный вид ограничения оборотов задается для определенного сценария планирования. Пользователем указывается вручную список статей оборотов, по которым будут контролироваться данные. Указывается также сумма по статье оборотов, период действия контроля, аналитика по ЦФО, проекту, контрагенту и номенклатуре. Период действия всегда равен одному периоду планирования, согласно выбранному сценарию, поэтому фактически пользователь устанавливает только дату начала периода планирования, а конец периода определяется длиной периода планирования.

Контролю подлежат только суммовые обороты, количественные обороты не контролируются.

Если какая-либо аналитика (ЦФО, проект, контрагент, номенклатура) не будет задана, то контролю подлежат итоговые обороты по такой аналитике.

Контролирующий сценарий (по всем оборотам)

При этом варианте контроля обороты одного сценария являются контролируемыми значениями для оборотов другого сценария. Контролируемый и контролирующий сценарий в общем случае могут быть разной периодичности, поэтому при установке периода действия контроля выбирается наибольший период из периодичности этих сценариев. Начало и конец периода устанавливается пользователем. Для контроля используются данные каждой статьи сценария. Можно дополнительно указать по какой аналитике будет осуществляться контроль (ЦФО, проект, номенклатура, контрагенты).

В отличие от контроля по бюджету, где контролируемые значения задаются жестко фиксированными суммами, здесь значения оборотов по статьям контролирующего сценария указываются в относительном выражении. То есть устанавливаются допустимые пределы превышения оборотов контролируемого сценария над оборотами контролирующего. Отклонение задается в абсолютном или в относительном выражении. Абсолютные отклонения задаются в валюте контролируемого сценария.

Например, для контролирующего сценария по аналитике ЦФО задано абсолютное отклонение равное 140. Это означает, что при планировании оборотов по контролируемому сценарию превышение оборотов по любой статье этого сценария не должно превышать более, чем на 140 единиц, обороты по такой же статье контролирующего сценария.

В качестве контролируемых значений принимаются те обороты контролирующего сценария, которые были установлены на момент задания контроля. Дальнейшее изменение этих оборотов бюджета не изменяет автоматически установленные контролируемые значения. Отклонение одинаково для всех статей сценария.

Контролирующий сценарий по выборочным статьям оборотов

Способ задания параметров аналогичен предыдущему способу, однако рассмотрению подлежат не все статьи сценария, а указанные пользователем. Для каждой статьи указывается период действия контроля, вид отклонения, значение отклонения, настраиваются значения аналитик бюджетирования.

Настройка механизма

Рассмотрим порядок настройки контролируемых показателей на примере. Допустим, на предприятии при планировании бюджета административных расходов в течение квартала помесячно необходимо контролировать расходы по маркетинговым исследованиям, причем расходы по данной статье бюджета не должны превышать установленную норму.

Создадим документ «Установка контролируемых значений по бюджетам», с помощью которого для статьи бюджета «Маркетинговые расходы» будут заданы ограничения.

В реквизите «Сценарий» укажем сценарий планирования, в рамках которого ведется планирование.

В группе «Область применения вводимых ограничений» необходимо указать вид контролируемых значений и область применения контроля.

Вид контролируемых значений, как упоминалось ранее, определяет характер контроля по установленным границам. Если выбран вариант «Ограничивающее», то будет применяться жесткое ограничение, запрещающее выполнять операции, превышающие установленный лимит. В этом случае система не дает выполнять проведение документов. При выбранном виде контролируемого значения «Целевое» будет применено мягкое ограничение, то есть системой будет выдаваться сообщение о превышении установленного лимита, при этом сохраняется возможность проведения документов.

В нашем случае необходимо выбрать вариант «Ограничивающее» так как превышение установленной для статьи бюджета нормы расходов недопустимо.

Область применения контроля указывается в реквизите «Использование контролируемых значений». Для выбора доступно две области применения:

В рассматриваемом примере контроль необходимо осуществлять при планировании бюджета, поэтому необходимо выбрать область применения «При планировании».

В реквизите «Вид ограничения оборотов» укажем вид оборота «Предварительный бюджет» и в табличной части «Список ограничений» укажем нужную статью оборотов. Для этого воспользуемся механизмом автозаполнения табличной части. По нажатию кнопки «Заполнить» командной панели табличной части документа будет открыта обработка заполнения табличной части.

В списке «Бюджеты и статьи бюджетов» обработки выберем статью «Маркетинговые расходы» и нажмем кнопку «Выполнить». Табличная часть будет заполнена строками с выбранной статьей бюджета.

Период планирования заполнится автоматически согласно периоду указанного в документе сценария планирования. В нашем случае выбран квартальный сценарий планирования с разбивкой по месяцам, поэтому в табличную часть автоматически будет добавлено три строки с периодами август, сентябрь и октябрь.

В колонке «Сумма» табличной части документа установим суммы ограничений для каждого периода, в реквизите «Состояние» установим значение «Утвержден» и проведем документ.

Далее рассмотрим каким образом будет действовать созданная настройка. Для этого создадим новый документ «Бюджет» с видом бюджета «Бюджет административных затрат» и сценарием планирования «Квартальный помесячный». И для статьи бюджета «Маркетинговые расходы» на август месяц укажем сумму, превышающую 150 000 тг. При проведении документа «Бюджет» системой будет выдано сообщение о превышении установленного лимита и документ не будет проведен.

Анализ ситуации по тому, какие контролирующие параметры введены в систему, достигнуты ли целевые показатели, можно провести, сформировав отчет «Контролируемые значения по статьям оборотов». В отчет выводятся данные по: