После создания маршрута согласования документа, приведенного в статье «Быстрая настройка маршрута согласования документов в решении «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана» рассмотрим, как происходит процесс согласования документа, то есть прохождение документа по маршруту согласования.

На основании определенного в системе порядка согласования документа и списка ответственных, система формирует последовательность согласования и утверждения. В ходе процесса согласования система создает список задач к исполнению для каждого пользователя, которые в текущий момент должны быть им исполнены.

В предыдущей статье был подробно рассмотрен процесс создания маршрута согласования «Согласование заявки на расходование» для документа «Заявка на расходование денежных средств». Созданный маршрут предполагает два этапа согласования: рассмотрение экономистом и рассмотрение главным бухгалтером. Прохождение документом данных этапов предполагает последовательный сбор подписей пользователей-участников процесса согласования.

Для того, чтобы определенный пользователь, например экономист, мог участвовать в процессе согласования необходимо, чтобы для данного пользователя была установлена роль «Участник процесса согласования и утверждения документов».

Кроме этого, участник согласования должен иметь права на редактирование документов других пользователей. Для предоставления данной возможности, в настройках каждого пользователя указывается список тех пользователей, документы которых необходимо редактировать.

В нашем примере формированием заявок занимается пользователь Павлов А.В. Он создал документ «Заявка на расходование средств» с видом операции «Оплата поставщику» на сумму 25 000 тенге. После попытки проведения документа система поставит документ на маршрут и запишет его без проведения, так как на первых этапах маршрута проведение документа запрещено его настройками. При этом, будет выдано сообщение о постановке документа на маршрут. После назначения маршрута документу, автоматически регистрируется задача по согласованию для всех пользователей – участников согласования, перечисленных в настройках первого этапа маршрута.

Назначенные задачи по согласованию и утверждению документов пользователь может увидеть в «Панели задач согласования и утверждения», которую можно открыть в меню «Согласование документов» – «Согласование и утверждение документов» – «Панель задач согласования и утверждения» интерфейса Полный, либо в меню «Согласование и утверждение документов» – «Панель задач согласования и утверждения» интерфейсов Управление согласованием документов и Согласование и утверждение документов.

В панели пользователь может видеть не только свои задачи, но и общие задачи, доступные ему как одному из исполнителей. Отбор по исполнителю может изменяться пользователем с ролью «Управление согласованием и утверждением документов». Пользователи, для которых не установлена данная роль, не могут изменять отбор по текущему пользователю.

Далее запускаем программу в режиме «1С:Предприятие» и выбираем пользователя-экономиста Долгополова А.А. В панели задачи пользователя Долгополов А.А. появилась новая задача на согласование документа «Заявка на расходование средств».

Из панели задач можно сформировать карту состояния текущего документа, нажав кнопку «Карта».

Из сформированной карты состояния видно, что документ находится на этапе рассмотрения экономистом (выделен зеленым цветом) и не согласован ни на одном из этапов маршрута.

Нажав кнопку «Согласование» панели согласования и утверждения документов, откроем обработку «Утверждение документов» для непосредственного утверждения документа «Заявка на расходование». В данной обработке происходит сам процесс согласования.

Обработку «Утверждение документов» можно вызвать непосредственно из согласуемого документа, нажав на кнопку «Открыть панель согласования» командной панели документа и затем, в открывшемся мониторе согласования документов, нажать кнопку «Подписать».

В обработке «Утверждение документов», в списке «Реквизиты, подлежащие проверке» показывается список реквизитов, которые должны быть проверены и, при необходимости, отредактированы перед согласованием документа. Согласно настройкам нашего маршрута, реквизитом, подлежащим проверке, является сумма оплаты поставщику. Допустим, сумма оплаты одобрена нашим пользователем-экономистом и нам необходимо зафиксировать одобрение.

Для утверждения документа нажмем кнопку «Утвердить», после чего список реквизитов подлежащих проверке очистится. Это означает, что документ подписан экономистом и переведен на следующий этап согласования.

Важно отметить, что действия по согласованию доступны пользователю, только если он имеет право подписи на текущем этапе согласования, иначе система выдаст сообщение о нарушении права подписи.

Если мы снова сформируем карту согласования для нашей заявки на расходование средств, то увидим, что на этапе рассмотрения экономистом документ подписан и переведен на этап рассмотрения главным бухгалтером.

Этап «Рассмотрение главным бухгалтером», согласно настройкам маршрута, предполагает утверждение документа несколькими пользователями. Необходимо, чтобы все участники данного этапа подписали документ так же, как мы это делали на этапе «Рассмотрение экономистом». После этого документ станет согласованным и его можно будет провести. Признак утверждения документа устанавливается на закладке «Дополнительно».

Утвержденные документы выделяются зеленым цветом в списке документов, документы на рассмотрении – желтым, а отклоненные документы выделяются красным цветом.

Прикладное решение «1С-Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование для Казахстана» позволяет организовать индивидуальную или групповую работу пользователей по согласованию и утверждению документов информационной базы. Подсистема согласования и утверждения документов контролирует строгую последовательность согласования по созданным этапам и обеспечивает защиту документов от редактирования пользователями, не имеющими прав подписи на текущем этапе.