Большую часть рабочего времени сотрудники компаний проводят в тесном взаимодействии. Если штат компании близок или перерос отметку в 50 человек и/или «география» ее выходит за пределы одного офиса (кабинета), возникает проблема эффективной коммуникации в коллективе. Компании задумываются о создании Корпоративного портала, подыскивая ключ к решению этой проблемы и сталкиваются с вопросами, на которые не всегда могут найти ответы самостоятельно. Мы подготовили рекомендации, которые помогут вам в запуске портального решения.
Поскольку существует спрос на портальные решения, существует и множество предложений по их разработке. Чаще всего выбор пользователей основан на принципе «быстро, просто и эффективно». Мы ориентируемся на спрос потребителей и предлагаем создать внутреннее виртуальное информационное пространство компании на базе решения «1С-Битрикс: Корпоративный портал», поскольку его функциональность подходит большинству организаций. Рекомендуя это решение, мы руководствуемся достаточным практическим опытом работы с данным программным продуктом, а также его успешным использованием в качестве интранет-портала в нашей компании.
«1С-Битрикс: Корпоративный портал» удобен и функционален
1С-Битрикс: Корпоративный портал – это готовое решение с типовым (предложенным) функционалом и возможностью самостоятельного его изменения, дополнения, с учетом специфики деятельности компании. Использование готового функционала снижает стоимость продукта и сокращает время его внедрения, а также позволяет в любой момент усложнить функционал системы: добавить собственные разделы, компоненты и модули.
Интранет-портал позволяет организовать удобное виртуальное рабочее пространство с широким спектром функций, повышает скорость и качество коммуникаций сотрудников, отдельных проектов и подразделений компании. Задачи, которые решаются с помощью 1С-Битрикс: Корпоративный портал, можно условно разделить на несколько категорий:
- информационные (обеспечение оперативного персонализированного доступа к данным, получение обратной связи, создание базы знаний);
- коммуникационные (обмен сообщениями, взаимодействие в рамках рабочих групп, работа с партнерами, клиентами и другими внешними пользователями через Экстранет);
- организационные (календари для планирования собраний и мероприятий, резервирование переговорных, сервис сбора идей);
- управленческие (управление задачами, согласование, CRM).
Подробное описание функциональных возможностей программного продукта вы можете прочитать в разделе «1С-Битрикс: Корпоративный портал»
Принимаем решение о внедрении Корпоративного портала
В процессе запуска интранет-портала, как и в любом другом проекте, естественно, могут возникнуть риски. Вы сможете полностью их избежать, если будете о них знать. Рассмотрим возможные трудности и пути их разрешения.
Реструктуризация информационного обмена в компании, который уже достаточно формализован и налажен. В этом случае бывает непросто преодолеть сложившиеся в компании «стереотипы» в постановке задач, документировании и пустить их в «новое русло».
Решение: использование современного портального решения избавит вас от проблем бумажного документооборота, обеспечит оперативность и эффективность коммуникаций, а также повысит уровень корпоративной культуры компании в целом.
Необходимость смены программного обеспечения. Часто в компании используется несколько видов программных средств, при помощи которых решаются различные типизированные задачи.
Решение: Корпоративный портал может стать более современной альтернативой нескольким таким средствам.
Сложная адаптация персонала к внедрению современных технологий. Преодоление данного фактора задействует и мотивационные, и управленческие, и психологические «рычаги» воздействия на людей.
Решение: в реализации проекта, в первую очередь, должны быть заинтересованы руководитель предприятия и руководители подразделений. Необходимо выделить плюсы внедрения Корпоративного портала для руководителей всех рангов: автоматизация рутинных задач, прозрачные бизнес-процессы, минимизация времени на освоение новых инструментов. Персоналу необходима не только мотивация и постановка задач, но и личный пример использования Корпоративного портала.
Неправильная постановка конкретных задач по внедрению портального решения. Зачастую цели и задачи, поставленные перед проектом, сильно расходятся с реальной практикой после внедрения. Это происходит, потому что первичные требования, как правило, содержат «искаженные» цели.
Решение: определите приоритеты в запуске функциональных составляющих портала и его информативном наполнении.
Вы сможете успешно реализовать проект внедрения Корпоративного портала, если проведете его поэтапно. Сначала определите необходимый функционал и запустите типовое решение, а затем постепенно наращивайте функционал: разработайте и запустите новые разделы Корпоративного портала.
Выбираем редакцию 1С-Битрикс: Корпоративный портал - важные особенности системы
Вопрос стоимости внедрения корпоративного портала является актуальным для компании любого уровня. Поэтому важно выбрать оптимальную редакцию «1С-Битрикс: Корпоративный портал», а также правильно рассчитать необходимое количество дополнительных лицензий (пользователей).
Воспользуйтесь демоверсией для тестирования портального решения и определите, соответствуют ли возможности данного продукта требованиям вашей организации. «1С-Битрикс: Корпоративный портал» выпускается в нескольких редакциях – версиях программы с различным (урезанным или расширенным) функционалом. Вы можете выбрать минимальную редакцию Корпоративного портала, если не уверены в необходимости более высокой редакции. В любое время, доплатив разницу в цене, вы сможете повысить редакцию до необходимой.
Лицензирование «1С-Битрикс: Корпоративный портал» осуществляется по количеству активных (зарегистрированных и авторизованных) пользователей, т.е. тех, кто фактически работает на портале. При этом в структуру портала можно внести всех сотрудников компании, даже тех, у кого нет компьютеризованного рабочего места (обслуживающий персонал, водители) — данные сотрудники не будут учитываться при лицензировании программного продукта. В состав основной поставки любой редакции Корпоративного портала входят 25 пользователей. При необходимости, вы сможете приобрести лицензии для дополнительных пользователей. Количество «внешних» пользователей – экстранет – не ограничено.
Разумеется, программный продукт «1С-Битрикс: Корпоративный портал» разработан с учетом максимальной защиты вашей информации на портале от самых разнообразных угроз безопасности. Для этого реализован модуль проактивной защиты, реагирующий на внешние угрозы, а также предусмотрено разграничение доступа пользователей по функциональным обязанностям, отделам, группам и т.д.
Внедрение Корпоративного портала собственными силами – рекомендации
Если вы уже приобрели программный продукт «1С-Битрикс: Корпоративный портал» и планируете его запуск самостоятельно, этот раздел статьи именно для вас. Поэтапное соблюдение предложенных рекомендаций поможет вам достичь оптимального результата с минимальными затратами ресурсов.
- Определите ключевых пользователей Корпоративного Портала, позаботьтесь об их максимальном удобстве. Проанализируйте ежедневные задачи сотрудников. Составьте список задач, которые автоматизирует Портал. Эти задачи определят приоритеты при запуске портала и станут убедительной мотивацией для сотрудников в его использовании: обмен файлами, переписка с коллегами, поиск контактов, управление задачами.
- Отметьте преимущества Корпоративного портала, в сравнении с привычной инфраструктурой. Максимально интегрируйте Портал в информационную систему компании, он должен стать ее частью.
- Не экономьте на ресурсах (финансовых, человеческих). Назначьте ответственного за запуск Портала и определите ответственных в каждом подразделении, группе. Эта контрольная группа будет не только готовить портал к запуску, но и «продвигать» его в первые месяцы после запуска. Для того, чтобы предмет двигался «по инерции», его сначала необходимо привести в движение.
- Избегайте искусственного контента. Полезный, интересный и регулярный контент станет тем «пряником», который будет привлекать сотрудников на портал. Позвольте сотрудникам активно участвовать в создании и развитии портала.
1С-Рейтинг – надежный партнер по внедрению Корпоративного портала
Мы надеемся, что данные рекомендации будут для вас полезными и станут предпосылкой плодотворного сотрудничества с нами. Если вам необходима помощь во внедрении портала, обращайтесь в нашу компанию и получите надежного партнера в лице квалифицированных специалистов. Мы осуществим самые эффективные решения следующих технических задач:
- Адаптация дизайна Корпоративного портала в соответствии с корпоративным стилем
- Изменение типового и разработка нового функционала для Корпоративного портала
- Консультации по администрированию корпоративного портала
- Размещение Корпоративного портала на хостинг-площадке «1С-Рейтинг»
Недооценка важности внедрения новых прогрессивных технологий может привести к замедлению процесса развития компании. Воспользуйтесь предложенными рекомендациями - создайте комфортный климат в вашей компании с помощью 1С-Битрикс: Корпоративный портал!
Наши контакты:
г. Усть-Каменогорск, ул. Казахстан, 27, офис 205
тел. (7232) 20-30-40
skype: WebManagerKZ
email: web@1c-rating.kz