(7232) 20-30-80 (7232) 24-21-50 все контакты

Специалисты ТОО «1С-Рейтинг» помогли ТОО «Емир-Ойл» сократить сроки согласования договоров с 15 до 3 дней

Дата публикации: 24.08.2017

Специалистами компании «1С-Рейтинг» осуществлено внедрение системы учета и согласования договоров, разработанной на базе программного продукта «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана». Главный результат внедрения — это сокращение сроков согласования договоров с 3-15 дней до 1-3 дней.

ТОО «Емир-Оил» является компанией специализирующейся на разведке и добыче углеводородного сырья, владеющей лицензиями на геологоразведку блока месторождений Аксаз, Долинное, Емыр, Есен, Кариман, расположенных Мунайлинском районе Мангистауской области.

По состоянию на 2016 год в компании были автоматизированы практически все виды учета в программе «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» (далее КУФИБ), за исключением некоторых подсистем, в перечень которых входил и учет договоров. Ведение общего реестра на предприятии осуществлялось средствами MS Excel, а согласование производилось вручную подписанием и утверждением бумажных копий.

Перед компанией встала необходимость автоматизировать полноценное ведение документооборота, касающегося учета договоров: организовать хранение полной информации по заключенным договорам и сопутствующей им документации, обеспечить согласование и анализ их фактического исполнения.

Автоматизация выполнена на базе ранее внедренного отраслевого решения КУФИБ. Для работ по запуску приглашена компания «1С-Рейтинг».

Этапы проекта внедрения

  • Предпроектное обследование.
  • Кастомизация системы под специфику учета на основании технического задания.
  • Перенос информации из прежней системы учета.
  • Подготовка комплекта видео-инструкций.
  • Индивидуальное обучение пользователей.
  • Запуск в промышленную эксплуатацию и поддержка пользователей.

Автоматизированы разделы учета

  • Учет договоров.
  • Согласование документов.

Ключевые результаты внедрения

  1. Вся информация по заключенным договорам, включая электронные версии документов, хранится в единой системе, тем самым облегчая процедуры поиска и обработки данных (ранее реестр заполнялся вручную средствами MS Excel, при этом копии хранились отдельно).
  2. Автоматизирован процесс электронного согласования договоров, что позволяет экономить время сотрудников, участвующих в данном процессе (ранее согласование осуществлялось путем подписания бумажных копий и занимало довольно значительное время).

Людмила Урусова, начальник юридического департамента:

«До внедрения системы учета и согласования договоров, процедура подписания бумажных версий занимала от 3 до 15 дней, и были случаи утери документов в процессе. Кроме того, после согласования и подписания договоры хранились на сетевых дисках Юридического департамента и, по запросу, направлялись финансистам для учета, а контракт холдерам для контроля, что являлось крайне неудобным процессом для вовлеченных департаментов. После внедрения электронного учета процесс согласования значительно сократился. В настоящее время общий срок согласования занимает 1-3 дня, удобна доступность контроля стадий и сроков согласования участниками комиссии. Все этапы процедуры согласования дополняются подписанной версией, что также сокращает время на поиск юристам, финансистам и контракт холдерам. Подводя итог, хотелось бы отметить следующие достижения:

  • Сокращение сроков согласования договоров с 3-15 дней до 1-3 дней.
  • Получена возможность создания отчетов по контрактам по различным критериям.
  • Обеспечение прозрачности договорной работы и отслеживание изменений.
  • Формирование электронной базы хранения контрактов.
  • Снижение стоимости договорного процесса (транзакционных издержек).
  • Своевременное ознакомление бенефициара с контрактом при необходимости с ограничением права доступа иных лиц.
  • Снижение риска ошибок в спецификациях к договорам».

Внедрение информационной системы помогло ТОО «Емир-Ойл» достигнуть поставленной цели по автоматизации документооборота, сократить сроки согласования и оптимизировать рабочие процессы. Также удалось систематизировать хранение документов и распределение функций контроля за процессом документооборота.

Система введена в промышленную эксплуатацию 1 июля 2016 года, количество автоматизированных рабочих мест — 14.



ТОО «Емир-Оил»

Адрес: 130000, Республика Казахстан, Мангистауская область, Муналийский район, с. Даулет  

Тел.: +7 (7292) 465-221

E-mail: emiroil.aktau@mail.ru





Отзыв


Возврат к списку